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Arbeitszeiterfassung Pflicht 2026: Was in der Gastronomie gilt

Arbeitszeiterfassung ist Pflicht: Beginn, Ende und Dauer bis zum 7. Folgetag erfassen, zwei Jahre aufbewahren. Was in Restaurants gilt und was Fehler kosten.

Zeiterfassungspflicht in der Gastronomie: Was 2026 gilt

Ja, die Arbeitszeiterfassung ist Pflicht, und in der Gastronomie ist sie besonders streng geregelt: Für alle Beschäftigten müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag aufgezeichnet und mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden (§ 17 MiLoG). Das gilt nicht nur für Minijobber, sondern grundsätzlich für jede Servicekraft, jeden Koch und jede Aushilfe, weil das Gaststättengewerbe zu den Branchen in § 2a des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes gehört. Dazu kommt die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung, die das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 festgestellt hat (1 ABR 22/21).

Kurz gesagt:

  • Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen; Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs von 2019, das objektive, verlässliche und zugängliche Systeme verlangt.
  • In der Gastronomie gilt zusätzlich § 17 MiLoG für fast alle Beschäftigten: Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit bis zum siebten Folgetag aufzeichnen und zwei Jahre aufbewahren.
  • Eine bestimmte Form ist Stand September 2026 nicht vorgeschrieben. Papier ist zulässig, digitale Systeme sind bei Kontrollen aber deutlich weniger angreifbar.
  • Fehlende oder falsche Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz können bis zu 50.000 € Bußgeld kosten (§ 21 MiLoG).
  • Arbeitet jemand für mehrere Arbeitgeber, zählen die Arbeitszeiten für das Arbeitszeitgesetz zusammen, bei Minijobs auch die Verdienste für die Minijob-Grenze.

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Inhaltsverzeichnis

Arbeitszeiterfassung Pflicht: Das gilt 2026 im Überblick

Arbeitszeiterfassung ist für jeden Arbeitgeber Pflicht, und für Gastronomiebetriebe gelten zusätzlich die Fristen des Mindestlohngesetzes für alle Beschäftigten. Die Tabelle fasst zusammen, was Sie erfassen müssen, bis wann und wie lange:

Frage Antwort für die Gastronomie Rechtsgrundlage
Wer muss erfassen? Jeder Arbeitgeber, für alle Beschäftigten BAG, 13.09.2022, 1 ABR 22/21
Was muss erfasst werden? Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit § 17 Abs. 1 MiLoG
Für wen gilt die MiLoG-Frist? Für alle Beschäftigten im Gaststätten- und Beherbergungsgewerbe und für Minijobber jeder Branche § 17 MiLoG, § 2a SchwarzArbG
Bis wann? Spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag § 17 Abs. 1 MiLoG
Ausnahmen von § 17 MiLoG Regelmäßiges Monatsentgelt über 4.461 € brutto und mitarbeitende enge Familienangehörige § 1 MiLoDokV
Wie lange aufbewahren? Mindestens zwei Jahre § 17 Abs. 1 MiLoG, § 16 Abs. 2 ArbZG
In welcher Form? Frei wählbar: Papier, Excel oder elektronisches System keine Formvorschrift, Stand September 2026
Was kosten Verstöße? Bis zu 50.000 € für fehlende oder falsche MiLoG-Aufzeichnungen § 21 MiLoG

Zeiterfassungspflicht Gastronomie: Diese Rechtsquellen zählen

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung stützt sich in Deutschland auf mehrere Ebenen. An der Spitze steht das Urteil des Europäischen Gerichtshofs C-55/18 aus dem Jahr 2019. Der Gerichtshof hat darin festgestellt, dass die Mitgliedstaaten Arbeitgeber verpflichten müssen, ein System einzurichten, mit dem die tägliche Arbeitszeit jedes Beschäftigten objektiv, verlässlich und zugänglich gemessen werden kann. Diese drei Anforderungen sind der Maßstab, an dem sich jedes System messen lassen muss.

Das Bundesarbeitsgericht hat diese Vorgabe am 13. September 2022 unter dem Aktenzeichen 1 ABR 22/21 in deutsches Recht übersetzt. Die Richter leiteten aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 des Arbeitsschutzgesetzes eine Pflicht zur Zeiterfassung ab, ohne auf ein eigenes Gesetz zu warten. Das Arbeitszeitgesetz verlangt darüber hinaus, jede Arbeitszeit über acht Stunden am Werktag aufzuzeichnen (§ 16 Abs. 2 ArbZG), und das Mindestlohngesetz schreibt für bestimmte Branchen feste Fristen vor, zu denen das Gaststättengewerbe ausdrücklich zählt.

Für Sie als Betrieb bedeutet das: Sie tragen die Verantwortung für ein funktionierendes System, auch wenn Sie die Erfassung an Schichtleiter delegieren. Prüft der Zoll im Rahmen der Schwarzarbeitsbekämpfung Ihren Betrieb, muss die Dokumentation lückenlos vorliegen. Im Gaststättengewerbe müssen Beschäftigte außerdem ihren Ausweis mitführen und dem Zoll auf Verlangen vorlegen (§ 2a SchwarzArbG). Die Arbeitszeitregeln für die Gastronomie im Detail zu kennen, schützt vor teuren Überraschungen bei einer Prüfung.

Welche Daten müssen Sie konkret dokumentieren?

Die Pflichtinhalte sind überschaubarer, als viele Betriebe fürchten, aber sie müssen lückenlos sein. Kern ist die tägliche Erfassung von Arbeitsbeginn, Arbeitsende und daraus resultierender Dauer für jede Person, egal ob Vollzeitkraft, Teilzeitkraft oder Minijobber. Die Dauer ist die Arbeitszeit ohne Pausen; eine gesonderte Liste mit Pausenbeginn und Pausenende schreibt das Gesetz nicht vor, sie macht die Dauer bei einer Kontrolle aber sofort nachvollziehbar. Überstunden gehören ebenfalls dazu, auch wenn sie später auf ein Arbeitszeitkonto gebucht werden.

Erforderliche Angaben für die tägliche Arbeitszeiterfassung

Bei der Aufbewahrung gilt eine Frist von mindestens zwei Jahren (§ 17 Abs. 1 MiLoG; für die Aufzeichnungen über acht Stunden am Werktag auch § 16 Abs. 2 ArbZG). Die Frist von sieben Tagen gilt in der Gastronomie für fast alle Beschäftigten, nicht nur für Minijobber, wie das BMAS in seinen Hinweisen zur Dokumentationspflicht erläutert.

Eine sekundengenaue Erfassung verlangt das Gesetz nicht; prüfbar und plausibel muss die Dokumentation trotzdem sein.

Die wichtigsten Pflichtangaben im Überblick:

  • Täglicher Arbeitsbeginn und tägliches Arbeitsende
  • Dauer der täglichen Arbeitszeit ohne Pausen, einschließlich Überstunden
  • Aufzeichnung spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem Arbeitstag
  • Aufbewahrung der Aufzeichnungen für mindestens zwei Jahre

Wer regelmäßig mit kurzen Schichten und wechselnden Pausenzeiten arbeitet, findet in unserem Beitrag zur Pausenregelung in der Gastronomie die gesetzlichen Mindestzeiten im Detail.

Ist die elektronische Zeiterfassung Pflicht?

Nein, Stand September 2026 schreibt kein Gesetz eine elektronische Zeiterfassung vor. Handschriftliche Stundenzettel, eine Excel-Tabelle oder eine App erfüllen die Pflicht gleichermaßen, solange das Ergebnis objektiv, verlässlich und zugänglich ist. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes liegt seit Juni 2026 als Referentenentwurf vor und ist noch nicht beschlossen; bis ein Gesetz in Kraft tritt, bleibt die Form frei. Der Entwurf sieht eine elektronische Aufzeichnung am Tag der Arbeitsleistung vor. Arbeitgeber mit höchstens zehn Beschäftigten wären davon ausgenommen, und Betriebe mit weniger als 50 Beschäftigten dürften nach Inkrafttreten noch fünf Jahre auf Papier erfassen. Mehr dazu im Beitrag zum Arbeitszeitgesetz in der Gastronomie.

In der Praxis zeigt sich trotzdem ein klarer Unterschied. Handschriftliche Zettel gehen verloren, werden nachträglich verändert oder sind bei einer Prüfung schlicht nicht lesbar. Wer delegiert, bleibt in der Pflicht: Die Verantwortung für ein funktionierendes System liegt immer beim Betrieb, nicht bei der Servicekraft, die den Zettel ausfüllt.

Digitale Systeme lösen dieses Problem strukturell. Eine App mit Zeitstempel erzeugt automatisch einen nachvollziehbaren Verlauf. Für die Gastronomie kommen zwei weitere Vorteile hinzu: die Kopplung an den Dienstplan und die Verbindung mit den Umsätzen aus der Kasse.

So wägen Sie die beiden Wege gegeneinander ab:

  1. Prüfen Sie, wie oft sich Ihre Dienstpläne kurzfristig ändern. Je häufiger, desto eher lohnt sich ein digitales System.
  2. Schätzen Sie das Prüfungsrisiko realistisch ein. Das Gaststättengewerbe gehört zu den Branchen, die der Zoll nach dem Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetz besonders im Blick hat.
  3. Rechnen Sie den Verwaltungsaufwand durch. Handschriftliche Erfassung kostet Zeit beim Übertragen in die Lohnabrechnung.

Profi-Tipp: Führen Sie, wenn Sie noch mit Papier arbeiten, zumindest eine tägliche Gegenzeichnung durch den Schichtleiter ein. Das macht Zettel bei einer Prüfung deutlich glaubwürdiger, ersetzt aber kein digitales System auf Dauer.

Wer ist von der Zeiterfassung befreit?

In der Gastronomie kaum jemand. Die Ausnahmen im Überblick:

  • Leitende Angestellte: Für sie gilt das Arbeitszeitgesetz nicht (§ 18 Abs. 1 ArbZG). Wer ein Restaurant leitet, ist aber nicht automatisch leitender Angestellter; dafür braucht es zum Beispiel die selbstständige Befugnis, Personal einzustellen und zu entlassen (§ 5 Abs. 3 BetrVG).
  • Gutverdienende: Die Aufzeichnungspflicht nach § 17 MiLoG entfällt bei einem regelmäßigen Monatsentgelt über 4.461 € brutto, oder über 2.974 €, wenn Sie dieses Entgelt nachweislich für die letzten zwölf vollen Monate gezahlt haben (§ 1 Abs. 1 MiLoDokV).
  • Enge Familienangehörige: Im Betrieb mitarbeitende Ehegatten, eingetragene Lebenspartner, Kinder und Eltern des Arbeitgebers sind ebenfalls von § 17 MiLoG ausgenommen (§ 1 Abs. 2 MiLoDokV).

Für Gutverdienende und Familienangehörige entfällt damit nur die Sieben-Tage-Frist des Mindestlohngesetzes, nicht die allgemeine Pflicht zur Zeiterfassung aus dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts. Die Unterlagen, die eine Ausnahme belegen, etwa Gehaltsnachweise, müssen Sie im Inland und auf Deutsch bereithalten (§ 1 Abs. 3 MiLoDokV). Beschäftigte unter 18 sind nicht ausgenommen: Für sie gilt statt des Arbeitszeitgesetzes das strengere Jugendarbeitsschutzgesetz (§ 18 Abs. 2 ArbZG), und ihre Zeiten erfassen Sie genauso.

Was passiert, wenn keine Arbeitszeit erfasst wird?

Fehlende Aufzeichnungen sind eine Ordnungswidrigkeit. Wer Aufzeichnungen nach § 17 MiLoG nicht, nicht richtig, nicht vollständig oder nicht rechtzeitig erstellt oder nicht zwei Jahre aufbewahrt, riskiert ein Bußgeld bis zu 50.000 € (§ 21 Abs. 1 Nr. 8 und Abs. 3 MiLoG). Fehlen die Aufzeichnungen über acht Stunden am Werktag nach dem Arbeitszeitgesetz, sind bis zu 30.000 € möglich (§ 22 ArbZG). Dazu kommt ein praktisches Problem: Ohne Aufzeichnungen können Sie bei Streit um Überstunden oder den Mindestlohn kaum belegen, was tatsächlich gearbeitet wurde.

Warum Gastronomiebetriebe bei der Zeiterfassung besonders anfällig sind

Gastronomie tickt anders als ein Büro mit festen Zeiten, und genau das macht Zeiterfassung hier komplizierter. Stoßzeiten am Mittag und Abend, Teildienste mit mehreren Stunden Lücke, kurzfristige Ausfälle durch Krankheit und saisonale Spitzen im Sommer oder zur Weihnachtszeit sorgen für Dienstpläne, die sich mehrfach pro Woche ändern.

Ein Punkt, den viele Betriebe unterschätzen: Arbeitet jemand zusätzlich für einen anderen Arbeitgeber, sind die Arbeitszeiten für das Arbeitszeitgesetz zusammenzurechnen (§ 2 Abs. 1 ArbZG), und bei mehreren Minijobs zählen die Verdienste für die Minijob-Grenze zusammen. Das betrifft in der Gastronomie besonders Studierende und Aushilfen, die in mehreren Betrieben aushelfen.

Diese organisatorischen Regeln helfen, den Alltag rechtssicher zu strukturieren:

  • Planen Sie so, dass zwischen dem Ende des letzten Dienstes und dem nächsten Dienstbeginn mindestens elf Stunden Ruhezeit liegen, in Gaststätten verkürzt zehn Stunden nur mit Ausgleich.
  • Fragen Sie bei Neueinstellungen aktiv nach bestehenden Nebenjobs und dokumentieren Sie die Antwort.
  • Legen Sie feste Vorlaufzeiten für Dienstplanänderungen fest, außer bei echten Notfällen.
  • Dokumentieren Sie kurzfristige Tauschvorgänge zwischen Mitarbeitenden genauso sorgfältig wie den ursprünglichen Plan.
  • Nutzen Sie Ausgleichszeiträume aktiv, wenn in Stoßzeiten Mehrarbeit anfällt, statt Überstunden unkontrolliert anzusammeln.

Wie sich solche Ausgleichszeiträume rechtssicher gestalten lassen, erklärt der Beitrag zu Arbeitszeitkonten in der Gastronomie.

So führen Sie ein rechtssicheres System ein

Die Einführung eines neuen Systems scheitert selten an der Technik, sondern an fehlender Struktur beim Start. Bevor Sie sich für ein Werkzeug entscheiden, lohnt sich ein Blick auf die Muss-Kriterien und auf die Kann-Kriterien, die den Alltag zusätzlich erleichtern.

Zu den Muss-Kriterien zählen:

  • Ein objektiver Zeitstempel, der sich nicht unbemerkt nachträglich ändern lässt
  • Eine Aufbewahrung, die die Zweijahresfrist abdeckt
  • Zugänglichkeit für Mitarbeitende, damit sie ihre eigenen Zeiten einsehen können
  • Ein sauberer Datenschutz mit Auftragsverarbeitungsvertrag, am einfachsten mit Hosting in der EU

Kann-Kriterien, die den Betrieb im Alltag entlasten, sind unter anderem Stempeln auf dem eigenen Smartphone, Warnungen bei drohender Überschreitung der Höchstarbeitszeit und eine mobile Ansicht für Schichtleiter unterwegs.

Technisch entscheidend ist die Verbindung mit bestehenden Systemen. Der Abgleich mit dem Dienstplan zeigt sofort, wenn die tatsächlich geleistete Zeit vom geplanten Einsatz abweicht, und eine Verbindung mit der Kasse zeigt, wie viel Prozent des Umsatzes gerade für Personal aufgewendet werden.

Für die Einführung selbst empfiehlt sich ein dreistufiger Fahrplan: Starten Sie mit einer Pilotphase in einer Abteilung, schulen Sie die Schichtleiter gezielt, denn sie geben im Alltag Korrekturen frei, und legen Sie einen festen Prüfrhythmus fest, etwa eine monatliche Kontrolle der Aufzeichnungen auf Lücken.

Profi-Tipp: Bauen Sie die Pilotphase nicht länger als zwei bis drei Wochen, sonst verlieren Mitarbeitende die Motivation, Unstimmigkeiten früh zu melden.

Eine fertige Dienstplan-Vorlage für die Gastronomie kann helfen, die Struktur für die Pilotphase vorzugeben.

Datenschutz und Mitbestimmung: Was Sie beachten müssen

Arbeitszeitdaten sind personenbezogene Daten, und ihre Verarbeitung braucht eine Rechtsgrundlage. Einschlägig ist Artikel 6 Abs. 1 Buchstabe c der Datenschutz-Grundverordnung, die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung. Wichtig ist das Prinzip der Datenminimierung: Erfassen Sie nur, was für die Arbeitszeitkontrolle nötig ist, keine zusätzlichen Verhaltensdaten oder Standortverläufe ohne triftigen Grund.

Bei biometrischen Erfassungsverfahren, etwa Fingerabdruck-Terminals, ist besondere Vorsicht geboten. Sie verarbeiten besondere Kategorien personenbezogener Daten nach Artikel 9 DSGVO und sind für die Gastronomie in aller Regel unverhältnismäßig, weil ein PIN-Code oder eine App-basierte Anmeldung denselben Zweck erfüllt.

Existiert in Ihrem Betrieb ein Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG bei der Einführung und Anwendung technischer Einrichtungen mit, die dazu bestimmt sind, das Verhalten oder die Leistung der Beschäftigten zu überwachen, also etwa bei der Frage, welche Auswertungen möglich sind.

Die praktischen Grundpfeiler für ein datenschutzkonformes Setup:

  • Rechtsgrundlage dokumentieren: gesetzliche Verpflichtung nach Art. 6 DSGVO
  • Nur erfassen, was für die Arbeitszeitkontrolle nötig ist
  • Biometrische Verfahren vermeiden, wenn ein PIN-Code oder eine App denselben Zweck erfüllt
  • Betriebsrat frühzeitig einbinden, wenn einer besteht
  • Löschfristen nach Ablauf der Zweijahresfrist klar festlegen

Drei typische Situationen aus dem Gastro-Alltag

Manche Regeln werden erst greifbar, wenn man sie an konkreten Situationen durchspielt. Drei Beispiele, die in fast jedem Betrieb vorkommen:

  1. Der Wechsel von Spät- auf Frühschicht. Eine Servicekraft beendet ihren Dienst um 23:30 Uhr und soll am nächsten Morgen um 8:00 Uhr wieder anfangen. Das sind 8,5 Stunden Ruhezeit, auch die Gastronomie-Ausnahme erlaubt höchstens eine Verkürzung auf 10 Stunden. Die Zeiterfassung muss diesen Verstoß sichtbar machen, nicht verschleiern, denn der Betrieb haftet dafür, auch wenn die Mitarbeiterin selbst um die frühe Schicht gebeten hat.

  2. Die Aushilfe mit zweitem Job. Ein Student arbeitet bei Ihnen zehn Stunden pro Woche und zusätzlich sechs Stunden in einem anderen Café. Für das Arbeitszeitgesetz zählen beide Arbeitszeiten zusammen, für die Minijob-Grenze beide Verdienste. Fragen Sie aktiv nach solchen Nebentätigkeiten und dokumentieren Sie die Angabe schriftlich.

  3. Der Saisonbetrieb im Biergarten. Bei plötzlichem Personalbedarf an einem warmen Wochenende kommen kurzfristig zwei Aushilfen für vier Stunden dazu. Auch dieser spontane Einsatz muss vollständig erfasst werden, mit Beginn, Ende und Dauer, bis zum siebten Folgetag, selbst wenn kein Dienstplan dafür existierte.

So unterstützt ShiftPriority bei Dienstplan und Zeiterfassung

ShiftPriority verbindet Dienstplan und Zeiterfassung für Restaurants, Cafés und Bars. Mitarbeitende stempeln an einem gekoppelten Tablet im Betrieb oder auf dem eigenen Smartphone, optional mit Standortprüfung oder NFC-Tag, und fehlende Stempelungen und No-Shows klären Sie in den Stundenzetteln. Schon beim Planen prüft ShiftPriority Ruhezeiten, tägliche und wöchentliche Höchstarbeitszeiten, die Grenzen für Jugendliche und Mindestlohn-Konflikte nach deutschem Recht und zeigt Verstöße, bevor Sie den Plan veröffentlichen. Eine Rechtsberatung ersetzt das nicht, aber es fängt die typischen Planungsfehler ab, und gehostet wird in Frankfurt. Einen Überblick finden Sie auf der Seite zur Dienstplan-Software für die Gastronomie.

Quellen

Stand: September 2026. Dieser Artikel enthält allgemeine Informationen und ersetzt keine Rechtsberatung. Eine strukturierte Anleitung zur eigenen Dokumentation finden Sie im Beitrag zur Dokumentationspflicht für Restaurantbesitzer.

FAQ

Ist die Zeiterfassung in der Gastronomie verpflichtend?

Ja. Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 müssen alle Arbeitgeber die Arbeitszeit erfassen, und in der Gastronomie gelten für fast alle Beschäftigten die Fristen aus § 17 MiLoG: Beginn, Ende und Dauer bis zum siebten Folgetag, zwei Jahre aufbewahren.

Seit wann gilt die Zeiterfassungspflicht konkret?

Die europäische Grundlage ist das Urteil des Europäischen Gerichtshofs C-55/18 von 2019, die Pflicht für Deutschland hat das Bundesarbeitsgericht am 13. September 2022 festgestellt (1 ABR 22/21). Die Aufzeichnungspflicht des Mindestlohngesetzes für das Gaststättengewerbe gilt schon länger.

Ist die digitale Arbeitszeiterfassung ab 2026 Pflicht?

Nein, Stand September 2026 nicht. Die Form ist frei. Eine Reform des Arbeitszeitgesetzes liegt als Referentenentwurf vor, ist aber noch nicht beschlossen.

Welche Zeiterfassungssysteme eignen sich für die Gastronomie?

Neben klassischen Stundenzetteln nutzen viele Betriebe App-basierte Systeme mit Zeitstempel, die mit Dienstplan und Kasse verbunden sind, etwa ShiftPriority. Digitale Lösungen sind bei Prüfungen deutlich weniger fehleranfällig als handschriftliche Aufzeichnungen.

Wie lange müssen Zeiterfassungsdaten aufbewahrt werden?

Mindestens zwei Jahre (§ 17 MiLoG). Erstellt werden müssen die Aufzeichnungen in der Gastronomie spätestens bis zum Ablauf des siebten Kalendertages nach dem jeweiligen Arbeitstag.

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