Die erste Woche mit ShiftPriority organisieren

Dienstplan erstellen, prüfen, veröffentlichen und ändern, ohne das Team zu überraschen.

• Nutzen Sie Monat für den Überblick, Woche zum Planen und Tag für Detailarbeit.
• Die Legende erklärt jedes Muster und Zeichen einer Schicht. Mit „Sondertag“ ändern Sie die Öffnungszeiten eines einzelnen Tages, etwa für einen Feiertag oder ein Fest.
• Planen Sie eine normale Woche einmal als Vorlage und lassen Sie „Plan füllen“ jede Woche entwerfen. Was offen bleibt, wird zur offenen Schicht, die Ihr Team in der App übernehmen kann (Pro).
• Ihr Dienstplan liegt auf Papier oder in Excel vor? Nutzen Sie den KI-Import im Dienstplan: Sie prüfen die Woche vor dem Speichern, bestehende Schichten ändern sich nur mit „Ersetzen“, und alle Schichten kommen als Entwurf an.
• Entwürfe bleiben nur für die Leitung sichtbar, bis sie veröffentlicht werden.
• Veröffentlichen Sie geänderte Schichten erneut, damit Mitarbeitende die neue Zeit erhalten.

Halten Sie die Mitarbeiterdaten korrekt, bevor sie in den Dienstplan einfließen.

• Rolle, Stundenlohn, monatliches Stundenlimit und Verfügbarkeit stellen Sie bei jeder Person unter Mitarbeitende ein. Die Rollen selbst verwalten Sie unter Einstellungen → Rollen & Trinkgeld.
• Klicken Sie auf die Zeile einer Person, um ihre Angaben zu ändern oder für „Plan füllen“ Planungsgrenzen und Paarungen festzulegen.
• Mitarbeitende melden Verfügbarkeit und Urlaub auf ihrer Anfragen-Seite.
• Genehmigen Sie Anfragen vor der Planung der betroffenen Woche.

Aus Tagesumsatz und Arbeitszeit entsteht eine nachvollziehbare Auszahlungsliste.

• Wählen Sie unter Einstellungen → Rollen & Trinkgeld zwischen Gemeinsamer Trinkgeldtopf und Trinkgeld-Beteiligung (Tip-Out).
• Erfassen Sie in der Tagesansicht des Dienstplans das Trinkgeld des Tages oder beim Tip-Out Umsatz und Trinkgeld jeder Servicekraft, und bestätigen Sie die Arbeitszeiten.
• „Auszahlung bestätigen“ zahlt den Rest aus und sperrt den fertigen Tag; „Zum Bearbeiten entsperren“ öffnet ihn wieder.
• Prüfen Sie jeden Tag auf der Trinkgeld-Seite und markieren Sie ausgezahlte Beträge.

Erfassen Sie echte Anwesenheit und klären Sie Ausnahmen vor der Auswertung.

• Wählen Sie unter Einstellungen → Zeiterfassung, wie Ihr Team stempelt: am gemeinsamen Tablet mit PIN, per Knopf in der Handy-App oder per NFC-Tag.
• Jedes Ein- und Ausstempeln erscheint unter Arbeitszeiten neben der geplanten Zeit.
• Korrigieren Sie eine Zeit mit Begründung und geben Sie dann die Stunden frei.
• Die Monatsübersicht bereitet die freigegebenen Stunden für die Lohnabrechnung vor: in Deutschland pro Monat mit einer CSV für Ihre Steuerberatung, in Florida pro Abrechnungszeitraum mit Überstunden, Trinkgeld und einer Datei für Gusto.

Verbinden Sie Ihre Kasse, damit der Tagesumsatz direkt neben den Personalkosten steht.

• Verbinden Sie Square oder SumUp unter Einstellungen → Integrationen (Tarife Pro und Business). Die erste Synchronisierung übernimmt auch bis zu 13 Monate vergangener Umsätze.
• Ordnen Sie bei Square nach der ersten Synchronisierung Artikel und Kategorien zu, um Speisen und Getränke zu trennen.
• Wirkt ein Square-Tag unvollständig, nutzen Sie in der Tabelle „Abgleich (letzte 14 Tage)“ die Schaltfläche „Erneut synchronisieren“, für heute „Heute synchronisieren“. Synchronisierte Summen nicht von Hand überschreiben.

Nutzen Sie den passenden Kanal für Hinweise und Freigaben.

• Ankündigungen sind einseitige Hinweise an das ganze Team oder eine Rolle, gesendet aus der Übersicht. Jede zeigt, wie viele sie gelesen haben, und „Erneut an Ungelesene senden“ erinnert den Rest.
• Mitarbeitende erhalten jede Ankündigung als Benachrichtigung in ihrer App.
• Tausch, Übernahme, Verfügbarkeit und Urlaub bleiben in Anfragen, damit Entscheidungen nachvollziehbar sind.
• Die Planungsregeln unter Einstellungen → Rollen & Trinkgeld legen fest, ob Ihr Team Tausch und Übernahme anfragen darf, und können Anfragen in den letzten 24 Stunden vor einer Schicht sperren.
• Unter Einstellungen → Abwesenheiten legen Sie fest, welche Abwesenheiten Ihr Team anfragen kann, ob sie bezahlt sind und ob Sie sie genehmigen, ausgehend vom Recht an Ihrem Standort.