Videolänge: 3:15
Auf YouTube ansehen ↗Mitarbeitende in ShiftPriority hinzufügen und einladen
Legen Sie das Mitarbeiterprofil an, prüfen Sie die Arbeitseinstellungen und laden Sie die Person mit einem eigenen Zugang in Ihren Betrieb ein. Das Video erklärt das Formular am Beispiel eines deutschen Betriebs.
Englische KI-Stimme mit englischen und deutschen Untertiteln. Das Video wird beim Drücken von Play direkt von ShiftPriority geladen.
Direkt zu einem Schritt
Wählen Sie ein Kapitel, um zur passenden Stelle im Video zu springen.
Bevor Sie beginnen
Melden Sie sich im richtigen Betrieb mit Berechtigung zum Anlegen von Mitarbeitenden an. Für Einladungen ist eine eigene Berechtigung erforderlich. Halten Sie Namen, Rolle und vereinbarte Beschäftigungseinstellungen bereit. Die verfügbaren Felder hängen vom Land Ihres Betriebs ab.
Schritt für Schritt
Team öffnen und Person hinzufügen
Wählen Sie Team und anschließend Mitarbeiter hinzufügen. Tragen Sie den Namen ein und wählen Sie die Beschäftigungsart. Bei einem deutschen Betrieb erscheinen gegebenenfalls auch Minijob und landesspezifische Urlaubsfelder.
Verfügbarkeitsmodell und Rollen wählen
Wählen Sie bei Teilzeitkräften das passende Verfügbarkeitsmodell. Bei der verfügbarkeitsbasierten Planung werden eingetragene Verfügbarkeiten berücksichtigt. Bei flexiblen Abwesenheiten planen Sie die Schichten und bearbeiten Abwesenheitsanträge. Legen Sie die Hauptrolle und weitere qualifizierte Rollen fest.
Stunden, Vergütung und Trinkgeld prüfen
Legen Sie bei Bedarf eine monatliche Stundengrenze und einen Stundenlohn fest und prüfen Sie die Trinkgeldteilnahme. Prüfen Sie bei deutschen Betrieben auch Arbeitstage, Urlaubsanspruch und Eintrittsdatum. Beheben Sie Validierungsfehler vor dem Speichern. Die Einstellungen ersetzen keine Prüfung des tatsächlichen Vertrags und der geltenden Regeln.
Etagenzugriff bewusst vergeben
Der Etagenzugriff für die Schichtleitung gibt Mitarbeitenden eingeschränkte Shift-Manager-Funktionen an ihren eingeplanten Arbeitstagen. Vergeben Sie ihn nur, wenn diese Aufgaben erforderlich sind. Daraus wird kein vollständiger Managerzugang.
Profil speichern und Einladung senden
Klicken Sie auf Mitarbeiter hinzufügen. Neue manuelle Profile haben normalerweise noch keine E-Mail-Adresse. Mit Einladungsberechtigung erhalten Sie deshalb einen persönlichen Link zum Kopieren oder Teilen. Bei bestehenden Profilen mit E-Mail-Adresse wird die Einladung per E-Mail versendet; als Alternative steht ein teilbarer Link bereit. Der E-Mail-Versand erfordert eine verifizierte Manager-E-Mail-Adresse. Profilanlage und Einladung sind getrennte Berechtigungen. Eine fehlgeschlagene Einladung macht die Profilanlage nicht rückgängig. Prüfen Sie das Ergebnis, bevor Sie die Person erneut anlegen.
Einladung persönlich annehmen lassen
Die persönliche Einladung ist einmal verwendbar und läuft nach sieben Tagen ab. Die Person öffnet sie, gibt ihr Geburtsdatum an, wählt ein Passwort und schließt die Kontoerstellung ab. Bei einer Linkeinladung wird die E-Mail-Adresse abgefragt; bei einer E-Mail-Einladung bleibt die adressierte E-Mail-Adresse fest. Danach steht die Mitarbeiter-App bereit.
Über die Einladung erhalten Mitarbeitende Zugang zu ihren veröffentlichten Schichten und Anträgen. Dienstplanung für die Gastronomie kennenlernen
Hinweise zu dieser Aufnahme
Was hat sich seit der Aufnahme geändert?
Das Video zeigt die Einladung per Link. Das heute beim Annehmen erforderliche Geburtsdatum ist darin noch nicht zu sehen. Über diesen Ablauf erstellte Mitarbeiterzugänge werden direkt bestätigt. Eine zusätzliche Bestätigungs-E-Mail an die eingeladene Person gehört nicht zu diesem Ablauf.
Sperrt fehlende Verfügbarkeit den Tag?
Im Video heißt es, alle anderen Zeiten seien bei der verfügbarkeitsbasierten Planung gesperrt. Aktuell gilt ein Tag ohne Verfügbarkeitseintrag als ganztägig verfügbar. Prüfen Sie eingetragene Nichtverfügbarkeiten und Zeitfenster vor der Planung.
Sind Grenzen nur Warnungen?
Bei manueller Schichtbearbeitung kann eine Warnung zur monatlichen Stundengrenze erscheinen. Die automatische Dienstplanfüllung hält die Grenze ein. Ein Stundenlohn unter einem anwendbaren konfigurierten Mindestwert kann das Speichern verhindern, wenn die Compliance-Prüfung einen Fehler meldet. Die Prüfungen unterstützen Sie und garantieren keine rechtliche Konformität.
Was sieht die eingeladene Person?
Mitarbeitende nutzen ihren eigenen Zugang für Schichten, Verfügbarkeit, Anträge, Zeiterfassung und Trinkgeld innerhalb ihrer Berechtigungen. Ist die Sichtbarkeit von Kollegen aktiviert, sehen sie auch deren veröffentlichte Schichten. Durch das Beitreten entsteht kein Managerzugang.
Was gilt bei einem bestehenden Konto?
Eine Einladung überschreibt kein bestehendes Konto. Personen mit einem vorhandenen Konto sollten sich anmelden und den passenden Ablauf zur Verknüpfung mit dem Betrieb nutzen, statt einen doppelten Zugang anzulegen.
Vollständiges Transkript auf Deutsch
Dies ist die deutsche Übersetzung des englischen Sprechertexts. Die Hinweise oben erläutern Einschränkungen zur Aufnahme.
Hier legen Sie ein neues Teammitglied an und lernen alle Optionen kennen.
Öffnen Sie „Team“ im Menü.
Das ist Ihre Teamliste.
Wählen Sie „Mitarbeiter hinzufügen“.
Beginnen Sie mit dem Namen.
Die Person ergänzt ihre E-Mail beim Annehmen der Einladung, ihre Telefonnummer im Profil.
Nun zur Beschäftigungsart.
Sie bestimmt auch, wie die Verfügbarkeit funktioniert.
Vollzeitkräfte folgen Ihrem Dienstplan und melden sich bei Bedarf krank oder beantragen Urlaub.
Bei Teilzeit ist beides möglich.
Sie entscheiden.
In Deutschland gibt es auch „Minijob“.
Minijobkräfte melden ihre Verfügbarkeit. Sie planen sie innerhalb dieser Zeiten ein.
Wir wählen „Teilzeit“.
Da bei Teilzeit beides möglich ist, wählen Sie hier das Verfügbarkeitsmodell.
„Planung nach Verfügbarkeit“: Die Person markiert, wann sie arbeiten kann. Alle anderen Zeiten sind gesperrt.
„Flexible Abwesenheiten“: Sie planen die Schichten. Die Person beantragt bei Bedarf freie Zeit oder eine Vertretung.
Wir behalten die Verfügbarkeitsplanung.
Die Rolle ist die übliche Tätigkeit.
Sie gruppiert die Person im Dienstplan. „Plan füllen“ ordnet damit passende Schichten zu.
Weitere Rollen legen Sie in den Einstellungen unter „Rollen & Trinkgeld“ an.
Das monatliche Stundenlimit begrenzt die Stunden pro Monat, praktisch für Minijobs.
Sie werden gewarnt, bevor eine Schicht das Limit überschreitet. „Plan füllen“ hält es immer ein.
Leer lassen heißt: kein Limit.
In Deutschland gibt es außerdem drei Urlaubsfelder.
„Arbeitstage pro Woche“ sind die üblichen Arbeitstage.
Eine Urlaubswoche kostet nie mehr Urlaubstage als diese Zahl.
„Urlaubstage pro Jahr“: Leer gilt der Betriebswert, umgerechnet auf die Arbeitstage. Oder tragen Sie einen eigenen Wert ein.
ShiftPriority zeigt das gesetzliche Minimum und lässt keinen niedrigeren Wert zu.
„Beginn des Arbeitsverhältnisses“: Bei einem Einstieg im laufenden Jahr berechnet ShiftPriority den Anteil für dieses Jahr.
„Weitere qualifizierte Rollen“ sind zusätzliche Tätigkeiten.
„Plan füllen“ kann die Person auch dort einplanen.
Teamnachrichten richten sich weiter nach der Hauptrolle.
Der Stundenlohn ist optional.
ShiftPriority berechnet damit Ihre Personalkosten.
Bei aktivierter Arbeitsrechtsprüfung warnt es auch, wenn der Stundenlohn unter dem Mindestlohn liegt.
Mit „Etagenzugriff“ wird die Person zur Schichtleitung.
Während ihrer Arbeit kann sie den gesamten Tagesplan verwalten.
„Erhält Trinkgeld“ ist standardmäßig aktiviert.
Deaktivieren Sie es, wenn die Person keinen Anteil am Trinkgeld erhalten soll.
„Notizen“ sind für alles Weitere, das Sie festhalten möchten.
Stimmt alles? Klicken Sie auf „Mitarbeiter hinzufügen“.
ShiftPriority erstellt einen persönlichen Einladungslink.
Kopieren Sie ihn oder teilen Sie ihn direkt per WhatsApp oder SMS.
Der Link ist einmal nutzbar und läuft nach sieben Tagen ab.
Die Person öffnet ihn, gibt ihre E-Mail ein und wählt ein Passwort. Dann hat sie ihre App für Schichten, Abwesenheiten und Einstempeln.
Jetzt gehört sie zu Ihrem Team.
Weitere Videoanleitungen
Dienstplan in ShiftPriority veröffentlichen →
Veröffentlichen Sie eine Schicht, einen Tag oder eine Woche. So funktionieren Entwürfe, Benachrichtigungen und geänderte Schichtzeiten in ShiftPriority.
Trinkgeld in ShiftPriority verteilen und Auszahlungen erfassen →
Erfassen Sie Trinkgeld, prüfen Sie Arbeitszeiten und Verteilung und dokumentieren Sie Auszahlungen. Video zum Tip Sharing mit vollständigem Transkript.