הסכם עיבוד נתונים

1. היקף, מטרה ומשך

המחזיק מספק ניהול עובדים, סידורי עבודה, זמינות וחופשות, רישום שעות, תקשורת צוות, טיפים, חיבורים נבחרים לקופה ולמלאי, התראות, אחסון מדיה פרטי וייבוא אופציונלי עם AI. העיבוד כולל איסוף, ארגון, אחסון, שליפה, העברה, חישוב, תיקון, הגבלה, ייצוא ומחיקה של רשומות, לפי הצורך לתכונות האלה. העיבוד נמשך לאורך יחסי השירות, ולפי הצורך בתקופת ההחזרה והמחיקה המוסכמת. הסכם זה נשאר בתוקף עד שהמידע האישי שנמסר מוחזר או נמחק, בכפוף לעותקים שנשמרים כדין.

2. נושאי המידע והקטגוריות

תצוגת יומן אופציונלית מוסיפה מזהי יומן שהלקוח בחר, פרטי הרשאה, מזהי אירועים, כותרות, מיקומים, זמנים ותאריכי יום שלם, קישורי מקור ונתוני סנכרון. נושאי המידע יכולים לכלול גם אנשים ששמם מופיע בכותרות או במיקומים של היומן שנבחר. העיבוד הזה נועד רק לתצוגה לקריאה בלבד למנהלי מקום העבודה בעלי גישה לסידור העבודה, לפי החיבור ובחירת היומן של הלקוח; הוא לא משנה זמינות של עובדים או משמרות. יש לבחור יומן עסקי ולהוציא ממנו אירועים אישיים לא קשורים או רגישים. הוראות ההנחיות, האבטחה, מחזיקי המשנה והמחיקה הקיימות חלות; Google מספקת את שירות המקור שהלקוח בחר לפי התנאים של החשבון המחובר.

נושאי המידע הם בעלים ומנהלים של הלקוח, עובדים, צוות שהוזמן, משתמשים מורשים אחרים ואנשים שהלקוח כולל כדין את פרטיהם ברשומות השירות.

סיבות היעדרות וטקסט חופשי עלולים לחשוף, גם בלי כוונה, מידע על בריאות או מידע אחר לפי סעיף 9 ל-GDPR. עיבוד כזה מותר רק לפי הוראות מתועדות וחוקיות של הלקוח, עם התנאי הדרוש לפי סעיף 9 ואמצעי הגנה. מסמכים רפואיים, אבחנות ורשומות רגישות לא קשורות אינם נדרשים לשירות ואין להעלות אותם. השירות אינו דורש מידע על הרשעות פליליות.

3. הוראות וחובות הלקוח

ההסכם, התכונות שהופעלו, ההגדרות המורשות ופעולות הלקוח הם הוראות מתועדות. נציג מורשה יכול לתת הוראות נוספות בכתב אל [email protected]. המחזיק מעבד מידע שנמסר לו רק לפי ההוראות האלה, כולל העברות בין-לאומיות, אלא אם הדין של האיחוד האירופי או של מדינה חברה מחייב אחרת; במקרה כזה הוא מיידע את הלקוח מראש, אלא אם הדין אוסר על כך מטעמים חשובים של אינטרס ציבורי. הוא מיידע את הלקוח מיד אם לדעתו הוראה מפרה דיני הגנת מידע של האיחוד האירופי או של מדינה חברה, ורשאי לעכב את ביצועה עד לבירור.

בעל השליטה דואג לחוקיות העיבוד, להודעות לעובדים ולהרשאות, למזעור מידע, לתקופות השמירה ולכל מעורבות נדרשת של נציגות עובדים. הוא בודק תוצרי AI ותוצרי שיבוץ, ומחזיק הסדרי ייצוא וגיבוי מתאימים לרשומות שעליו לשמור לפי דין. המחזיק אינו משתמש במידע שנמסר לו למטרות לא קשורות או לאימון מודלי AI כלליים משלו.

4. סודיות, אבטחה וסיוע

המחזיק מחייב את אנשיו המורשים בסודיות, מגביל גישה לפי צורך, ומיישם אמצעים מתאימים לפי סעיף 32 ל-GDPR בהתחשב בסיכון ובאופי המידע. הוא מסייע לבעל השליטה, בהתחשב בעיבוד ובמידע הזמין, בבקשות למימוש זכויות ובחובות לפי סעיפים 32 עד 36, כולל אבטחה, הערכה והודעה על אירוע, הערכות השפעה והיוועצות מוקדמת. בקשות שמגיעות ישירות אליו מועברות מיד לבעל השליטה; המחזיק אינו מטפל בהן בעצמו, אלא אם הדין מחייב.

המחזיק מודיע לבעל השליטה בלי דיחוי בלתי סביר לאחר שנודע לו על אירוע אבטחה שפגע במידע אישי. המידע הזמין כולל את אופי האירוע, הקטגוריות והמספרים המשוערים של הנפגעים, איש קשר, ההשלכות הצפויות ואמצעי התיקון; מידע חסר נמסר בשלבים, בלי דיחוי בלתי סביר. בעל השליטה נשאר אחראי להודעות שלו לרשות הפיקוח ולנושאי המידע; המחזיק אינו ממתין למועד של 72 שעות כדי ליידע את הלקוח.

הסיוע הזה חל גם על חובות מקומיות לאבטחה ולהודעה על אירועים, כולל Florida Statutes § 501.171 כשהוא חל. החובות החוקיות של ShiftPriority עצמה אינן נפגעות.

5. מחזיקי משנה והתנגדויות

בעל השליטה נותן הרשאה כללית בכתב לספקים הבאים, במידה שהם מעבדים מידע שנמסר למחזיק. עיבוד עצמאי לצורכי חשבון, חיוב ושיווק, וספקי קופה שהלקוח התקשר איתם, מתוארים בנפרד במדיניות הפרטיות.

המחזיק מטיל על מחזיקי המשנה, בהסכם מחייב, חובות הגנת מידע דומות במהותן ונשאר אחראי כלפי בעל השליטה לביצוע שלהם. הוא שולח לבעלי סביבות העבודה מייל שמזהה כל הוספה או החלפה מתוכננת, את התפקיד, המיקום והמועד המוצע, לפחות 14 יום לפני שהספק מתחיל בעיבוד. בעל השליטה יכול להתנגד מטעמים סבירים של הגנת מידע במייל אל [email protected] באותה תקופה. הצדדים יחפשו חלופה או פתרון סבירים; העיבוד לא מתחיל כל עוד נותרה התנגדות מוצדקת שלא נפתרה. אם אין פתרון סביר, בעל השליטה רשאי לסיים את השירות המושפע לפני השינוי ולקבל החזר על תשלומים ששולמו מראש ולא נוצלו.

6. עיבוד בין-לאומי

בסיס הנתונים נמצא בפרנקפורט. אין זו התחייבות שמיילים, פונקציות שרת, תמיכה, AI אופציונלי או אבחון יפעלו רק באזור הכלכלי האירופי. העברות מחייבות הוראות מתועדות של הלקוח ועמידה בפרק V של ה-GDPR, כולל החלטת הלימות חלה או אמצעי הגנה תקפים, כגון הסעיפים החוזיים התקניים (SCC) החלים ואמצעים משלימים נדרשים. המחזיק מספק לפי בקשה מידע ועותקים של אמצעי ההגנה החלים, תוך הגנה מידתית על מידע סודי של צד שלישי. ספק חדש לא יכול להתחיל רק משום ששמו נוסף לאתר.

7. אמצעים טכניים וארגוניים

• HTTPS/TLS בחיבורי לקוח ושירות, והצפנה במנוחה שמנוהלת בידי הספק לבסיס הנתונים ולאחסון המתארחים.
• הפרדה בין לקוחות ואבטחה ברמת השורה (row-level security) למידע שנגיש ללקוחות; בדיקות תפקיד ופעולות שרת מוגבלות במפורש.
• גיבוב סיסמאות וקודי PIN, אימות שיחה, צימוד מכשירים מוגבל, בקרות נגד שימוש לרעה והגבלת קצב, וסודות בצד השרת מחוץ לקוד של הדפדפן.
• מאגרי תמונות ולוגואים פרטיים, גישה מאומתת, בדיקת בעלות ותוכן של קבצים, והצגה מוגבלת של מדיה פרטית.
• גישה מוגבלת לאנשים מורשים, סודיות, טיפול באירועים וסיוע בהודעה על אירועי אבטחה.
• נהלים להחזרה וייצוא ולמחיקה מאומתת; אמצעי הגנה לגיבוי ושחזור כפופים להסדרי האירוח שהוגדרו. לוח הגיבויים, פקיעתם ואפשרויות השחזור בפועל מתועדים ברישום התפעולי וזמינים לפי בקשה; שחזור לנקודת זמן אינו מובטח כתכונה אוניברסלית.

האמצעים עשויים להשתפר עם השירות בלי להפחית את ההגנה המוסכמת. הרשימה הזו לא מבטיחה אלגוריתמים מסוימים, הסמכות אבטחה או ערובה מוחלטת לבידוד או לאבטחה.

8. מידע וביקורות

המחזיק מעמיד לרשות בעל השליטה את כל המידע הדרוש להוכחת עמידה בסעיף 28 ל-GDPR, ומאפשר ביקורות, כולל בדיקות, בידי בעל השליטה או מבקר מטעמו, ומשתף איתן פעולה. בדרך כלל הצדדים מסכמים את ההיקף, הסודיות, ההגנה על לקוחות אחרים ומועד סביר בהודעה של 14 יום, ומשתמשים תחילה במסמכים ובדוחות רלוונטיים כשהם מספיקים. הסדרים אלה אינם מטילים תקרה מוחלטת של ביקורת אחת בשנה ואינם חוסמים ביקורות נוספות או בהודעה קצרה יותר שנדרשות לפי דין, בידי רשות פיקוח, בעקבות אירוע מהותי או בשל ראיות סבירות לאי-עמידה.

9. החזרה ומחיקה

לפי בחירת בעל השליטה, המחזיק מחזיר או מוחק את המידע האישי שנמסר לו בסיום השירות ומוחק עותקים קיימים, אלא אם הדין של האיחוד האירופי או של מדינה חברה מחייב שמירה. ההחזרה נעשית במבנה מקובל וקריא במכונה, עם קובצי הלקוח וסיוע סביר; בעל השליטה יכול לבקש החזרה מלאה מעבר לייצוא הנתמך באפליקציה. כשהדבר חל, תקופת המעבר והשליפה לפי ה-Data Act שבתנאים נשמרת לפני המחיקה, אלא אם הלקוח מבקש מחיקה מוקדמת.

לאחר הוראת מחיקה מאומתת וכל תקופת שליפה חלה, מידע פעיל של סביבת העבודה נמחק בלי דיחוי בלתי סביר, בדרך כלל בתוך 30 יום. ביטול התשלום בלבד אינו הוראת מחיקה. עותקי גיבוי נשארים מבודדים עד תום התקופה שהוגדרה, אינם משמשים לעיבוד רגיל, והמחיקה מיושמת מחדש לאחר שחזור. המחזיק מסביר לפי בקשה אילו קטגוריות נשמרות לפי דין, על איזה בסיס ומתי פוקעים הגיבויים הנותרים, ומאשר את השלמת המחיקה. הסכם זה ממשיך להגן על כל מידע שנשמר.

10. הסכם ושינויים

הסכמה מפורשת לגרסה מוצעת שפורסמה של התנאים או של הסכם זה יכולה להירשם גם בידי בעל סביבת עבודה מורשה באפליקציה, בנפרד מרשומת ההרשמה המקורית. הגרסה המוצעת נכנסת לתוקף לא לפני המועד שהודענו עליו או ההסכמה המפורשת של הבעלים, המאוחר מביניהם; ההוראות וההגנה הקיימות ממשיכות עד לתיקון תקף או לסיום כדין של השירות.

יצירת סביבת עבודה מתעדת את קבלת התנאים והסכם זה, בגרסה המתוארכת, בידי הלקוח המורשה. עותק או גרסה חתומה זמינים בכתובת [email protected]. תיקונים חוזיים מהותיים מחייבים הסכמה מפורשת או בסיס תקף אחר בדין; הודעה, שתיקה או המשך שימוש בלבד אינם קבלה. על תיקונים מהותיים מתוכננים מודיעים במייל ייעודי, בדרך כלל לפחות 14 יום מראש. שינויי מחזיקי משנה כפופים לסעיף 5, ולא נחשבים לבקשת הסכמה חדשה מכל עובד.

נספח ישראל

א. תחולה

הנספח חל על כל לקוח שהמדינה שנבחרה לעסק שלו בסביבת העבודה היא ישראל, החל מ-2 בנובמבר 2026. הוא מוסיף להסכם ולא גורע ממנו. הוא מטיל התחייבויות על ShiftPriority ולא מוסיף חובות על הלקוח, ולכן הוא חל בלי צורך בהסכמה נוספת. בנושא שהנספח מסדיר, לגבי מידע של לקוח כזה, הנספח גובר על ההסכם. המונחים בנספח מתפרשים לפי הדין הישראלי.

ב. תפקידים וחובות

הלקוח הוא בעל השליטה במאגר המידע ו-ShiftPriority היא המחזיק, כהגדרתם בסעיף 3 לחוק הגנת הפרטיות, התשמ"א-1981 (להלן: החוק). ההסכם והנספח יחד הם ההסכם עם גורם חיצוני לפי תקנה 15(א)(2) לתקנות הגנת הפרטיות (אבטחת מידע), התשע"ז-2017 (להלן: תקנות האבטחה). ShiftPriority תקיים את ההוראות שחלות על מחזיק לפי החוק ולפי תקנות האבטחה, ובכלל זה האחריות לאבטחת המידע (סעיף 17 לחוק), הסודיות (סעיף 16 לחוק) והחובות לפי תקנה 19(א).

נתוני שכר, מידע על בריאות ומידע נוסף שמנוי בחוק הם מידע בעל רגישות מיוחדת (סעיף 3 לחוק). ההגנות שבהסכם חלות גם עליהם. בסעיפים 3 ו-9, כל התייחסות לדין של האיחוד האירופי או של מדינה חברה כוללת גם את הדין הישראלי.

ג. הפרטים הנדרשים לפי תקנה 15(א)(2)

ד. רמת האבטחה

הלקוח קובע את רמת האבטחה שחלה על המאגר שלו. ShiftPriority מתחייבת לקיים את החובות של מחזיק ברמת האבטחה הבסיסית, ומנהלת לשם כך נוהל אבטחה ומיפוי מערכות (תקנות 4, 5 ו-19(א)). זו בדרך כלל הרמה שחלה על מידע של מועסקים שמשמש לניהול העסק בלבד, או כשמספר בעלי ההרשאה אצל הלקוח אינו עולה על עשרה, בתנאים שבפרט 2 לתוספת הראשונה לתקנות האבטחה. ShiftPriority לא מתחייבת לעמוד ברמה הבינונית או הגבוהה. לקוח שחלה עליו רמה כזו יכול לפנות אל [email protected] לבדיקה.

ה. מחזיקי משנה

הלקוח מתיר ל-ShiftPriority לתת את השירות באמצעות מחזיקי המשנה שבסעיף 5, לפי ההליך שם. עם כל אחד מהם יש הסכם בכתב לפי סעיף 28 ל-GDPR, שמסדיר את העיבוד המותר, סודיות, אבטחה, מחיקה והודעה על אירועים. אלה ההסכמים הסטנדרטיים של אותם ספקים, המקושרים בסעיף 5. ספקי תשתית אינם נותנים דוח שנתי אישי ללקוח. במקום זה, ShiftPriority בוחנת אחת לשנה את המסמכים שהם מפרסמים, ומציינת זאת בדוח השנתי.

ו. דוח שנתי והודעה על אירוע אבטחה

אחת לשנה לפחות, עד 31 בינואר, ShiftPriority תשלח לבעלי סביבת העבודה במייל דוח קצר על אופן ביצוע חובותיה לפי תקנות האבטחה ולפי ההסכם בשנה שקדמה לו. הדוח הראשון יישלח עד 31 בינואר 2027.

ShiftPriority תודיע ללקוח בלי דיחוי בלתי סביר על כל אירוע אבטחה שנוגע למידע שלו. אירוע אבטחה הוא אירוע המעלה חשש לפגיעה בשלמות המידע, לשימוש בו בלא הרשאה או לחריגה מהרשאה (תקנה 11(א)). ההודעה תכלול את המידע שבסעיף 4. אם הלקוח חייב להודיע לרשות להגנת הפרטיות על אירוע אבטחה חמור (תקנה 11(ד)), ShiftPriority תמסור לו את המידע שבידיה לצורך זה.

ז. העברה אל מחוץ לישראל

המידע נמסר ל-ShiftPriority בגרמניה, שהיא מדינה לפי תקנה 2(8) לתקנות הגנת הפרטיות (העברת מידע אל מאגרי מידע שמחוץ לגבולות המדינה), התשס"א-2001 (להלן: תקנות ההעברה). בנוסף, לעניין תקנה 2(4) לתקנות ההעברה, ShiftPriority מתחייבת לקיים את התנאים לאחזקת מידע ולשימוש בו החלים על מאגר מידע בישראל, בשינויים המחויבים.

התחייבות בכתב לפי תקנה 3 לתקנות ההעברה: ShiftPriority מתחייבת בזאת כלפי הלקוח כי (1) היא נוקטת אמצעים מספיקים להבטחת פרטיותם של מי שהמידע עליהם, כמפורט בסעיפים 4 ו-7; (2) המידע לא יועבר לכל אדם זולתה, בין בגרמניה ובין במדינה אחרת, למעט מחזיקי המשנה שהלקוח התיר בסעיף 5, ספקים שהלקוח עצמו בחר לחבר, כמו קופה או Google Calendar, או אם הדין מחייב זאת.

מחזיקי משנה מסוימים פועלים בארה"ב ובמדינות נוספות, כמפורט בסעיף 5. ייבוא עם AI הוא אופציונלי: לקוח שלא משתמש בו לא שולח מידע ל-Anthropic.

ח. פניות של נושאי מידע

אם אדם פונה ישירות ל-ShiftPriority לגבי מידע של לקוח, היא תודיע לו אם היא מחזיקה מידע עליו, ואת שם בעל השליטה ומענו (סעיף 13א(2) לחוק), ותעביר את הפנייה ללקוח. ShiftPriority תאפשר עיון לפי הוראה בכתב של הלקוח (סעיף 13א(1)), ותתקן או תמחק מידע אם הלקוח הסכים לכך או אם בית משפט ציווה על כך (סעיף 14(ד)). היא תסייע ללקוח לעמוד במועדים שבתקנות הגנת הפרטיות (תנאים לעיון במידע וסדרי הדין בערעור על סירוב לבקשת עיון), התשמ"א-1981.

ט. חובות שנשארות אצל הלקוח לפי הדין

אלה אינן חובות חדשות. הן חלות על הלקוח מכוח הדין, והן מפורטות כאן כדי שיהיה ברור מה לא עובר ל-ShiftPriority:

• לבחון את סיכוני אבטחת המידע לפני ההתקשרות, ולפקח על עמידת ShiftPriority בהסכם בהיקף שמתאים לסיכונים (תקנה 15(א)(1) ו-(4)).
• להכין מסמך הגדרות מאגר ונוהל אבטחה, ולהפנות בהם להסכם זה (תקנות 2, 4 ו-15(א)(3)).
• לתת לעובדים את ההודעה לפי סעיף 11 לחוק, ולהשיב לבקשות עיון ותיקון (סעיפים 13 ו-14 לחוק).
• להחליט אם לאסוף מיקום, שכר או מידע אחר, ולוודא שהאיסוף חוקי ומידתי.

י. שינויים

ShiftPriority רשאית לעדכן את הנספח כדי להתאים אותו לשינוי בדין הישראלי, ובלבד שההגנה על המידע לא תפחת. צמצום של התחייבות שבנספח מחייב הסכמה לפי סעיף 10.