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Urlaubsplanung Gastronomie 2026: Regeln und Urlaubsplaner

Urlaubsplanung 2026 im Restaurant: Mindesturlaub, wer Vorrang hat, Feiertage 2026 und 2027 und ein Urlaubsplaner in Excel oder als App.

Urlaubsplanung Gastronomie: So klappt es rechtssicher

Kurz: Mitarbeitende in der Gastronomie haben nach dem Bundesurlaubsgesetz Anspruch auf mindestens 24 Werktage bezahlten Erholungsurlaub im Jahr, das sind 20 Arbeitstage bei einer 5-Tage-Woche. Viele Tarifverträge sehen mehr vor. Eine gute Urlaubsplanung für 2026 kombiniert diesen Rahmen mit einem Urlaubsplaner für das ganze Team, den Feiertagen des Jahres, klaren Mindestbesetzungsregeln und einer frühen Wunschphase, damit Wunschtermine und Personalengpässe nicht erst im Sommer kollidieren.

Kurz gesagt:

  • Der gesetzliche Mindesturlaub beträgt 24 Werktage, bei einer 5-Tage-Woche also 20 Arbeitstage; viele Tarifverträge sehen mehr vor.
  • Umgerechnet wird so: 24 Werktage geteilt durch sechs, mal die Zahl der Arbeitstage pro Woche. Eine 4-Tage-Woche ergibt 16 Tage, eine 3-Tage-Woche 12 Tage.
  • Den vollen Urlaubsanspruch gibt es erstmals nach sechs Monaten im Betrieb; vorher gilt ein Zwölftel pro vollem Beschäftigungsmonat.
  • Resturlaub verfällt nur, wenn Sie rechtzeitig und konkret auf den drohenden Verfall hingewiesen haben. Ohne diesen Hinweis bleibt er bestehen.
  • Die Urlaubswünsche der Mitarbeitenden haben Vorrang, außer dringende betriebliche Belange oder sozial vorrangige Wünsche anderer stehen entgegen (§ 7 BUrlG).

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Inhaltsverzeichnis

Urlaubsplaner 2026 für Ihr Team: Excel oder App

Ein Urlaubsplaner für einen Gastronomiebetrieb zeigt auf einen Blick, wer wann frei hat, wie viel Urlaub jede Person noch hat und an welchen Tagen die Mindestbesetzung wackelt. Dafür braucht er fünf Bausteine: eine Zeile pro Person, eine Spalte pro Tag oder Woche des Jahres, die Feiertage und Schließzeiten, den Urlaubsanspruch mit genommenen und geplanten Tagen und eine Zeile, die pro Tag die Anwesenden gegen Ihre Mindestbesetzung prüft.

Feiertage 2026 und 2027 im Überblick

Planen Sie die Feiertage zuerst ein. In der Gastronomie sind sie oft starke Umsatztage, an denen Sie niemanden entbehren können, und wer an einem Feiertag arbeitet, bekommt einen Ersatzruhetag innerhalb von acht Wochen (§ 11 Abs. 3 ArbZG). Die bundesweiten gesetzlichen Feiertage:

Feiertag 2026 2027
Neujahr Do, 1. Januar Fr, 1. Januar
Karfreitag Fr, 3. April Fr, 26. März
Ostermontag Mo, 6. April Mo, 29. März
Tag der Arbeit Fr, 1. Mai Sa, 1. Mai
Christi Himmelfahrt Do, 14. Mai Do, 6. Mai
Pfingstmontag Mo, 25. Mai Mo, 17. Mai
Tag der Deutschen Einheit Sa, 3. Oktober So, 3. Oktober
1. Weihnachtstag Fr, 25. Dezember Sa, 25. Dezember
2. Weihnachtstag Sa, 26. Dezember So, 26. Dezember

Dazu kommen je nach Bundesland weitere Feiertage, etwa Fronleichnam (Do, 4. Juni 2026 und Do, 27. Mai 2027) oder Allerheiligen am 1. November. Tragen Sie die Feiertage Ihres Bundeslandes ein, bevor die ersten Urlaubswünsche kommen.

Urlaubsplaner in Excel: Aufbau und Formeln

Ein Urlaubsplaner in Excel reicht für kleine Teams, wenn er sauber aufgebaut ist:

  1. Spalte A: Name, Spalte B: Urlaubsanspruch in Arbeitstagen, Spalte C: genommene und geplante Tage, Spalte D: Resturlaub.
  2. Ab Spalte E je ein Tag des Jahres, bei 365 Tagen also bis Spalte NE, mit Wochenenden und Feiertagen farbig markiert.
  3. In jede Tageszelle ein „U“ für Urlaub. Spalte C zählt die Tage mit =ZÄHLENWENN(E2:NE2;"U"), Spalte D rechnet =B2-C2.
  4. Unter der Mitarbeiterliste zählt eine Zeile pro Tag, wie viele Personen fehlen, zum Beispiel =ZÄHLENWENN(E2:E20;"U"). Eine bedingte Formatierung färbt den Tag rot, sobald weniger Personen übrig bleiben, als Ihre Mindestbesetzung verlangt.
  5. Ein Tabellenblatt pro Jahr: Wer die Planung für 2027 schon im Herbst 2026 öffnet, kopiert das Blatt und trägt die neuen Feiertage ein.

Für Teilzeitkräfte tragen Sie den umgerechneten Anspruch ein, etwa 16 Tage bei einer 4-Tage-Woche. Tage, an denen jemand ohnehin frei hätte, bekommen kein „U“, denn Urlaub befreit nur von einer geschuldeten Arbeitspflicht.

Urlaubsplaner online oder als App: Wann sich der Wechsel lohnt

Excel stößt an Grenzen, sobald mehrere Personen die Datei bearbeiten, Urlaubsanträge per Messenger kommen oder der Urlaubsplan und der Dienstplan in zwei getrennten Dateien leben. Dann genehmigen Sie Urlaub, den jemand anderes im Dienstplan schon verplant hat. Ein Urlaubsplaner als App lohnt sich meist ab zehn Mitarbeitenden oder wenn Küche und Service getrennt planen.

Achten Sie bei der Auswahl auf vier Punkte:

  • Anträge stellen Mitarbeitende auf dem Handy, Sie genehmigen oder lehnen mit einem Klick ab.
  • Genehmigter Urlaub blockiert die Einplanung im Dienstplan automatisch.
  • Der Resturlaub rechnet sich selbst, auch für Teilzeit.
  • Sie sehen vor der Genehmigung, ob an dem Tag die Mindestbesetzung hält.

Wenn Sie noch keine Software nutzen, erleichtert eine feste Dienstplan-Vorlage den Einstieg.

Wer hat Vorrang bei der Urlaubsplanung?

Grundsätzlich die Mitarbeitenden: Nach § 7 Abs. 1 BUrlG muss der Arbeitgeber ihre Urlaubswünsche berücksichtigen. Ablehnen darf er nur, wenn dringende betriebliche Belange entgegenstehen oder Urlaubswünsche anderer Mitarbeitender, die unter sozialen Gesichtspunkten Vorrang verdienen, etwa von Eltern schulpflichtiger Kinder während der Schulferien. Ein Wunsch nach Urlaub im Anschluss an eine medizinische Vorsorge- oder Rehabilitationsmaßnahme muss erfüllt werden.

Für den Alltag heißt das: Wer im August einen Engpass hat, darf nicht allen Urlaub verweigern, sondern muss abwägen und begründen. Halten Sie Ihre Prioritätsregeln schriftlich fest, etwa „Eltern schulpflichtiger Kinder zuerst in den Sommerferien, danach im Wechsel“. Gibt es einen Betriebsrat, bestimmt er bei den Urlaubsgrundsätzen und beim Urlaubsplan mit (§ 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG).

Wie früh darf der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Sie dürfen Urlaubswünsche früh abfragen, etwa bis Ende Januar für das ganze Jahr, und sollten das auch tun. Nach der Rechtsprechung des Bundesarbeitsgerichts müssen Sie ohnehin dafür sorgen, dass Mitarbeitende ihren Urlaub tatsächlich nehmen können, und sie rechtzeitig auf den Resturlaub und dessen drohenden Verfall hinweisen.

Muss Urlaub am Stück gewährt werden?

Grundsätzlich ja. Urlaub ist zusammenhängend zu gewähren, es sei denn, dringende betriebliche oder persönliche Gründe verlangen eine Teilung (§ 7 Abs. 2 BUrlG). Wird geteilt und hat die Person Anspruch auf mehr als zwölf Werktage, muss ein Teil mindestens zwölf aufeinanderfolgende Werktage umfassen.

Gesetzlicher Rahmen und Mindesturlaub nach BUrlG §3

Das Bundesurlaubsgesetz gilt für praktisch jeden Betrieb in der Gastronomie, egal ob Restaurant, Café oder Bar. Es macht keinen Unterschied, ob jemand in Vollzeit am Herd steht oder als Teilzeitkraft im Service arbeitet. Der Anspruch besteht in jedem Kalenderjahr (§ 1 BUrlG), auch wenn der volle Anspruch erst nach der Wartezeit entsteht.

Zentral ist § 3 BUrlG: Der Mindesturlaub beträgt 24 Werktage pro Kalenderjahr, wobei als Werktag jeder Tag außer Sonn- und gesetzlichen Feiertagen zählt, also auch der Samstag. Bei einer klassischen 6-Tage-Woche in der Gastronomie sind das genau diese 24 Werktage. Rechnet man das auf eine 5-Tage-Woche um, ergeben sich mindestens 20 Arbeitstage im Jahr. Diese Umrechnung ist der Punkt, an dem in der Praxis am häufigsten falsch gerechnet wird.

Wichtig für Personalverantwortliche in der Gastronomie:

  • Das Urlaubsjahr ist das Kalenderjahr.
  • Der gesetzliche Mindesturlaub ist ein Mindestwert. Eine Unterschreitung ist unwirksam, selbst wenn sie schriftlich vereinbart wurde.
  • Tarifverträge in der Gastronomie liegen häufig über dem gesetzlichen Minimum und unterscheiden sich je nach Bundesland und Beschäftigungsart.

Bevor Sie einen Dienstplan für das kommende Jahr aufsetzen, lohnt sich ein Blick in einen eventuell geltenden Tarifvertrag. Wer ihn übersieht, gewährt schnell zu wenig Urlaub, und das kann später teuer werden, wenn Nachforderungen kommen.

Wie berechnet man den Urlaub für Vollzeit, Teilzeit und Saisonkräfte?

Die Grundformel ist simpel, wird aber gern verwechselt: 24 Werktage geteilt durch sechs, multipliziert mit der Zahl der Arbeitstage pro Woche. Bei einer 5-Tage-Woche ergibt das 24 : 6 × 5 = 20 Tage. Bei einer 4-Tage-Woche sind es 24 : 6 × 4 = 16 Tage, bei einer 3-Tage-Woche 24 : 6 × 3 = 12 Tage.

So sieht die Umrechnung für typische Gastro-Arbeitszeiten aus:

  1. 6-Tage-Woche: 24 Werktage Mindesturlaub, keine Umrechnung nötig.
  2. 5-Tage-Woche: 20 Arbeitstage, der häufigste Fall.
  3. 4-Tage-Woche: 16 Arbeitstage, oft bei Teilzeitkräften im Service.
  4. 3-Tage-Woche: 12 Arbeitstage, typisch für Minijobber an festen Wochentagen.

Für Saisonkräfte, die nur einen Teil des Jahres beschäftigt sind, gilt der Anspruch anteilig nach § 5 BUrlG: pro vollem Beschäftigungsmonat ein Zwölftel des Jahresurlaubs. Wer drei Monate im Sommer aushilft, erhält ein Viertel des vollen Jahresanspruchs.

Profi-Tipp: Bruchteile von mindestens einem halben Tag runden Sie auf einen vollen Urlaubstag auf, das schreibt § 5 Abs. 2 BUrlG vor. Kleinere Bruchteile verfallen nicht, sondern bleiben als Bruchteil stehen.

Ein häufiger Fehler: Tage, an denen Überstunden abgebaut werden, landen auf dem Urlaubskonto. Freizeitausgleich für Überstunden ist aber kein Urlaub und darf den Urlaubsanspruch nicht verringern. Halten Sie außerdem jede individuelle Abweichung, etwa bei wechselnden Wochenarbeitszeiten, schriftlich im Arbeitsvertrag oder in einer Zusatzvereinbarung fest.

Ab wann entsteht der Urlaubsanspruch beim Jobwechsel?

Der volle Urlaubsanspruch entsteht erstmals nach sechs Monaten im Betrieb (§ 4 BUrlG). Wer die Wartezeit im laufenden Kalenderjahr nicht mehr erfüllt oder vorher ausscheidet, hat Anspruch auf ein Zwölftel des Jahresurlaubs für jeden vollen Beschäftigungsmonat (§ 5 Abs. 1 BUrlG).

Beim Ausscheiden aus dem Betrieb wird nicht genommener Urlaub finanziell abgegolten, das schreibt § 7 Abs. 4 BUrlG vor. Grundlage ist der durchschnittliche Arbeitsverdienst der letzten 13 Wochen, ohne den zusätzlich für Überstunden gezahlten Verdienst (§ 11 BUrlG). Freiwilliges Trinkgeld zahlen die Gäste, nicht Sie als Arbeitgeber; es fließt deshalb in der Regel nicht in die Berechnung ein, sofern der Arbeitsvertrag nichts anderes regelt.

Für den Austrittsprozess hilft eine feste Checkliste:

  • Resturlaub aus dem laufenden und dem Vorjahr exakt erfassen, inklusive Übertragungsansprüchen.
  • Abgeltungsbetrag berechnen und schriftlich in der Abrechnung ausweisen.
  • Die Urlaubsbescheinigung aushändigen: Sie sind verpflichtet, beim Ende des Arbeitsverhältnisses zu bescheinigen, wie viel Urlaub im laufenden Jahr gewährt oder abgegolten wurde (§ 6 Abs. 2 BUrlG).

Umgekehrt gilt: Hat ein früherer Arbeitgeber für das laufende Jahr schon Urlaub gewährt, besteht in dieser Höhe kein neuer Anspruch (§ 6 Abs. 1 BUrlG). Lassen Sie sich die Bescheinigung des Vorgängers deshalb bei der Einstellung zeigen.

Resturlaub übertragen, verfallen lassen und Krankheit im Urlaub

Resturlaub darf nur bis zum 31. März des Folgejahres übertragen werden, und nur wenn dringende betriebliche oder persönliche Gründe vorliegen (§ 7 Abs. 3 BUrlG). Danach verfällt er, aber nur, wenn Sie die Mitarbeitenden vorher rechtzeitig und konkret aufgefordert haben, ihren Urlaub zu nehmen, und auf den drohenden Verfall hingewiesen haben (Bundesarbeitsgericht, Urteil vom 19. Februar 2019, 9 AZR 541/15). Ohne diesen dokumentierten Hinweis bleibt der Anspruch bestehen.

Für die Abwicklung gilt:

  • Übertragungsgründe (zum Beispiel Personalmangel in der Hochsaison) schriftlich festhalten.
  • Mitarbeitende jährlich schriftlich über ihren Resturlaub und die Verfallfrist informieren.
  • Die Erinnerung zweimal senden, etwa im Oktober und nochmals im Februar, und den Versand dokumentieren.

Erkrankt jemand während des Urlaubs, werden die durch ärztliches Zeugnis nachgewiesenen Tage der Arbeitsunfähigkeit nicht auf den Jahresurlaub angerechnet (§ 9 BUrlG). Ein typischer Ablauf: Eine Mitarbeiterin erkrankt am dritten von zehn Urlaubstagen und legt ein Attest vor; die betroffenen Tage werden ihrem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

Urlaubssperre, Personalmangel und Betriebsferien: Was ist erlaubt?

Eine Urlaubssperre ist nur zulässig, wenn dringende betriebliche Belange vorliegen, etwa eine absehbare Spitzenzeit oder akuter Personalausfall. Sie darf nicht pauschal für das ganze Jahr gelten und muss die Interessen der Mitarbeitenden gegen den betrieblichen Bedarf abwägen. Wer während der gesamten Weihnachtssaison keinen Urlaub genehmigt, ohne andere Zeiträume anzubieten, bewegt sich rechtlich auf dünnem Eis.

Betriebsferien lassen sich dagegen strategisch nutzen:

  1. Schließzeiten in ruhigen Wochen (Januar, Ende August) frühzeitig festlegen und mitteilen; sie werden auf den Jahresurlaub angerechnet.
  2. Ein Rotationsprinzip einführen, bei dem in der Hochsaison jede Kraft mindestens einmal frei bekommt, auch wenn es kürzere Blöcke sind.
  3. Freiwillige Meldephasen einrichten, in denen Mitarbeitende zuerst ihre Wunschtermine eintragen, bevor Sie final zuteilen.

Profi-Tipp: Bieten Sie Urlaub zuerst in den Wochen an, die Sie ohnehin schließen wollen. Das kostet den Betrieb kaum Umsatz und erfüllt gleichzeitig einen Teil des Jahresanspruchs.

Bei akuten Engpässen helfen kurzfristige Aushilfen, freiwilliger Schichttausch unter Kollegen und vor allem eine transparente, frühe Kommunikation über die Personallage. Wer erst am Freitag fragt, wer am Samstag einspringt, hat schon verloren.

Praxisleitfaden: So gelingt die Jahresplanung

Ein funktionierender Ablauf folgt vier Schritten: Zuerst die Jahresübersicht mit allen Feiertagen und saisonalen Spitzen erstellen, dann Schließzeiten und Betriebsferien festlegen, danach eine Wunschphase öffnen, in der jede Mitarbeiterin und jeder Mitarbeiter Präferenzen einträgt, und erst am Ende die Feinplanung mit Ausgleich zwischen den Wünschen vornehmen.

Für kleinere Betriebe reicht oft ein einfacher Jahres-Wochenplaner, der auf einen Blick zeigt, in welchen Wochen die Mindestbesetzung unterschritten wird. Eine feste Praxisregel hat sich bewährt: Legen Sie pro Woche eine verbindliche Mindestbesetzung fest, zum Beispiel drei Personen im Service und zwei in der Küche. Markieren Sie „starke Wochen“ und „ruhige Wochen“ in der Jahresübersicht, und bieten Sie Urlaub zuerst für die ruhigen Wochen an.

Nützlich sind dabei drei Vorlagentypen:

  • Ein Jahresplan mit Kalenderwochen und Feiertagsmarkierung.
  • Eine Mindestbesetzungstabelle pro Woche und Abteilung.
  • Ein einfaches Urlaubsantragsformular mit Genehmigungsfeld.
Planungsschritt Ziel Typisches Werkzeug
Jahresübersicht Feiertage und Spitzen erkennen Kalendervorlage
Schließzeiten festlegen Urlaub in ruhigen Wochen anbieten Jahresplan
Wunschphase Präferenzen sammeln Urlaubsantragsformular oder App
Feinplanung Mindestbesetzung sichern Urlaubsplaner oder Dienstplan-Software

Welche Urlaubsregeln gelten für Azubis und Praktikanten?

Jugendliche haben einen höheren Mindesturlaub, abhängig vom Alter zu Beginn des Kalenderjahres (§ 19 JArbSchG): mindestens 30 Werktage, wenn sie dann noch nicht 16 Jahre alt sind, 27 Werktage, wenn sie noch nicht 17 sind, und 25 Werktage, wenn sie noch nicht 18 sind. Erst wer zu Jahresbeginn volljährig ist, fällt unter den regulären Mindestanspruch von 24 Werktagen.

Für volljährige Azubis gilt der normale gesetzliche oder tarifliche Anspruch wie für jede andere Arbeitskraft im Betrieb. Berufsschülern soll der Urlaub in den Berufsschulferien gegeben werden; besuchen sie während des Urlaubs die Berufsschule, gibt es für jeden Berufsschultag einen weiteren Urlaubstag (§ 19 Abs. 3 JArbSchG).

Praktikanten werden je nach Vertragsart unterschiedlich behandelt. Wer ein Pflichtpraktikum im Rahmen einer schulischen oder akademischen Ausbildung absolviert, fällt oft nicht unter das BUrlG, hat aber meist vertraglich geregelte freie Tage. Freiwillige, vergütete Praktika begründen dagegen in der Regel ein Arbeitsverhältnis mit Urlaubsanspruch nach BUrlG, anteilig zur Praktikumsdauer.

Für Personalverantwortliche bedeutet das: Prüfen Sie bei jedem Azubi das Alter zu Jahresbeginn, nicht das aktuelle Alter, denn dieses Stichdatum entscheidet über die Urlaubstage.

Wie wirkt sich Schicht- und Wochenendarbeit auf den Urlaub aus?

Schicht- und Wochenendarbeit ändert an der Zahl der gesetzlichen Urlaubstage nichts, sie ändert aber, wie ein Urlaubstag praktisch zählt. Entscheidend ist die individuell vereinbarte Arbeitstage-Woche, nicht der Kalendertag. Arbeitet jemand im Rotationsschema an wechselnden Tagen, muss der Urlaubsanspruch auf die durchschnittliche Zahl der Arbeitstage pro Woche umgerechnet werden, wie im Berechnungsabschnitt beschrieben.

Für Mitarbeitende, die regelmäßig am Wochenende arbeiten, gibt es nach dem BUrlG keinen zusätzlichen Urlaub. Manche Tarifverträge oder Betriebsvereinbarungen sehen jedoch einen Ausgleich vor, etwa zusätzliche freie Wochenenden oder einen Wochenendzuschlag zum Lohn.

Ein praktisches Problem entsteht, wenn ein Urlaubstag auf einen Tag fällt, an dem die Person ohnehin frei gehabt hätte. Dieser Tag darf nicht als Urlaubstag verbucht werden, denn Urlaub befreit nur von einer tatsächlich geschuldeten Arbeitspflicht. Wer das übersieht, gewährt faktisch weniger Urlaub als vorgeschrieben, ein Fehler, der bei unregelmäßigen Schichtplänen häufig passiert.

Profi-Tipp: Führen Sie pro Mitarbeitendem ein digitales Urlaubskonto, das zwischen echten Arbeitstagen und ohnehin freien Tagen unterscheidet. Manuelle Listen sind hier die häufigste Fehlerquelle.

Wie wirkt sich Schicht- und Wochenendarbeit auf den Urlaub aus? - Übersicht

Urlaub in der Hochsaison: Wie planen Sie Engpässe und Vertretungen?

Die Hochsaison ist der Punkt, an dem viele Urlaubspläne in der Gastronomie scheitern, weil Urlaubswünsche und Umsatzspitzen fast immer zusammenfallen. Sommerferien, Weihnachtsgeschäft und lokale Events wie Stadtfeste erzeugen genau dann Personalbedarf, wenn auch die Mitarbeitenden am liebsten frei hätten.

Eine bewährte Lösung ist die Staffelung nach Prioritätsregeln, die im Team transparent kommuniziert werden, zum Beispiel ein faires Wechselsystem, das jedem einmal die bevorzugte Ferienzeit zugesteht. Wichtig ist, diese Regel schriftlich festzuhalten und nicht von Fall zu Fall neu zu verhandeln, sonst entsteht schnell der Eindruck von Willkür.

Für die Vertretung während der Hochsaison helfen drei Ansätze parallel: ein Pool an Aushilfen oder Studierenden, die gezielt für die Sommermonate eingeplant werden, ein interner Schichttausch, den Mitarbeitende untereinander organisieren dürfen, sofern die Mindestbesetzung gesichert bleibt, und eine bewusste Reduktion des Angebots an besonders schwachen Personaltagen, etwa durch eine verkürzte Karte.

Wer die Jahresübersicht schon im Winter mit den erwarteten Spitzenzeiten füllt, kann Urlaubsanträge für Juli und August gezielt steuern, statt sie im Mai chaotisch abzuarbeiten. Ein Blick auf die Personalkosten im Verhältnis zum erwarteten Umsatz hilft dabei, realistisch einzuschätzen, wie viele Urlaubstage in einer bestimmten Woche verkraftbar sind.

Welche Mitbestimmungsrechte hat der Betriebsrat bei der Urlaubsplanung?

Existiert im Betrieb ein Betriebsrat, bestimmt er nach § 87 Abs. 1 Nr. 5 BetrVG mit bei der Aufstellung allgemeiner Urlaubsgrundsätze und des Urlaubsplans sowie bei der zeitlichen Lage des Urlaubs einzelner Mitarbeitender, wenn Arbeitgeber und Betroffene sich nicht einigen. Der Arbeitgeber kann Urlaubspläne dann nicht einseitig festlegen.

Das betrifft vor allem die Grundsätze, nach denen Urlaub verteilt wird, etwa Prioritätsregeln bei Terminüberschneidungen, die Festlegung von Betriebsferien sowie Streitfälle, wenn mehrere Mitarbeitende dieselbe Urlaubswoche beanspruchen.

In der Gastronomie sind Betriebsräte vor allem in größeren Ketten und Hotelrestaurants verbreitet, in kleinen inhabergeführten Betrieben seltener. Wo kein Betriebsrat existiert, entfällt dieses Mitbestimmungsrecht, Transparenz bleibt trotzdem wichtig: Gerade dann lohnt es sich, freiwillig klare, schriftliche Urlaubsregeln aufzustellen.

Drei Prioritäten für praktikable Urlaubsplanung

Viele Betriebe kämpfen mit Urlaubsplanung, weil sie mit dem Werkzeug anfangen statt mit der Reihenfolge. Erst die Rechtssicherheit klären, also BUrlG und Tarifvertrag korrekt anwenden. Dann Fairness im Team etablieren, mit transparenten, schriftlichen Regeln statt Einzelfallentscheidungen. Erst danach lohnt sich Automatisierung, denn Software macht ein unklares Regelwerk nicht klarer, sie beschleunigt nur, was ohnehin feststeht.

So unterstützt ShiftPriority bei der Dienstplanung

ShiftPriority ist eine Software für Dienstplanung, Trinkgeldverteilung und Personalkosten in Restaurants, Cafés und Bars. Mitarbeitende stellen Urlaubsanträge, melden sich krank oder beantragen unbezahlte freie Tage in der App, und Sie genehmigen sie in einer gemeinsamen Anfragen-Funktion statt in Chatverläufen. Genehmigter Urlaub blockiert die Einplanung, und die Funktion „Plan füllen“ lässt Personen, die frei haben, beim Vorschlag der Schichten aus. Beim Planen prüft ShiftPriority außerdem Ruhezeiten, Höchstarbeitszeiten und Mindestlohn-Konflikte nach deutschem Recht. Die Oberfläche gibt es auf Deutsch und Englisch, gehostet wird in Frankfurt. Einen Überblick finden Sie auf der Seite zur Dienstplan-Software für die Gastronomie.

Quellen

Stand: September 2026. Verbindlich ist immer der Gesetzestext. Dieser Beitrag ersetzt keine Rechtsberatung.

FAQ

Wie ist die Urlaubsregelung in der Gastronomie geregelt?

Es gilt das Bundesurlaubsgesetz mit mindestens 24 Werktagen beziehungsweise 20 Arbeitstagen bei einer 5-Tage-Woche, dazu eventuell höhere Ansprüche aus Tarifverträgen der Branche. Für Jugendliche gilt das Jugendarbeitsschutzgesetz mit 25 bis 30 Werktagen.

Wo finde ich einen kostenlosen Urlaubsplaner für 2026?

Für kleine Teams reicht eine Excel-Tabelle mit einer Zeile pro Person und einer Spalte pro Tag, aufgebaut wie oben beschrieben, mit den Feiertagen 2026 aus der Tabelle. Sobald Urlaub und Dienstplan zusammen geplant werden sollen, ist ein Urlaubsplaner als App die sicherere Wahl, weil genehmigter Urlaub dann nicht mehr versehentlich verplant wird.

Wann darf der Arbeitgeber eine Urlaubsplanung verlangen?

Eine gesetzliche Frist gibt es nicht. Der Arbeitgeber darf früh eine Jahresplanung mit Wunschterminen abfragen, um Schließzeiten und Mindestbesetzung zu sichern, muss die Wünsche dann aber nach § 7 BUrlG berücksichtigen.

Wie erstellt man eine Urlaubsplanung für die Gastronomie?

Am zuverlässigsten funktioniert die Reihenfolge Jahresübersicht mit Feiertagen, dann Schließzeiten, dann Wunschphase für Mitarbeitende, dann Feinplanung gegen die Mindestbesetzung, unterstützt durch einen Urlaubsplaner oder ein Tool wie ShiftPriority.

Was passiert mit dem Urlaub bei Krankheit?

Krankheitstage während des Urlaubs werden bei ärztlichem Zeugnis nicht als Urlaub angerechnet (§ 9 BUrlG) und dem Urlaubskonto wieder gutgeschrieben.

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