Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV)

1. Gegenstand, Zweck und Dauer

Der Auftragsverarbeiter erbringt Mitarbeiterverwaltung, Dienstplanung, Verfügbarkeit/Abwesenheit, Zeiterfassung, Teamkommunikation, Trinkgeldverwaltung, ausgewählte Kassen-/Bestandsintegrationen, Benachrichtigungen, privaten Medienspeicher und optionalen KI-Import. Verarbeitung umfasst erforderliches Erheben, Ordnen, Speichern, Abrufen, Übermitteln, Berechnen, Berichtigen, Einschränken, Exportieren und Löschen. Sie erfolgt fortlaufend während der Dienstbeziehung und gegebenenfalls der vereinbarten Rückgabe-/Löschphase. Der AVV gilt bis zur Rückgabe/Löschung anvertrauter Daten, vorbehaltlich rechtmäßig aufbewahrter Kopien.

2. Betroffene und Datenkategorien

Die optionale Kalenderanzeige ergänzt vom Kunden ausgewählte Kalenderkennungen, Autorisierungsdaten, Terminkennungen, Titel, Orte, Zeiten/ganztägige Datumsangaben, Quelllinks und Synchronisierungsmetadaten. Betroffene können auch Personen sein, die in Titeln oder Orten des ausgewählten Kalenders genannt werden. Die Verarbeitung dient ausschließlich der lesenden Anzeige für Führungskräfte des Betriebs mit Dienstplanzugriff nach Verbindung und Kalenderauswahl durch den Kunden; Verfügbarkeit und Schichten werden nicht verändert. Wählen Sie einen Geschäftskalender und schließen Sie sachfremde oder sensible private Termine aus. Die bestehenden Weisungs-, Sicherheits-, Unterauftrags- und Löschregeln gelten; Google stellt den vom Kunden ausgewählten Quelldienst nach den Bedingungen des verbundenen Kontos bereit.

Betroffene sind Kundeninhaber/-verwalter, Mitarbeiter, eingeladene Beschäftigte, andere berechtigte Nutzer und Personen, deren Angaben der Kunde rechtmäßig in Dienstunterlagen aufnimmt.

Abwesenheitsgründe/Freitext können beiläufig Gesundheits- oder andere Art.-9-Daten offenbaren. Verarbeitung nur nach rechtmäßiger dokumentierter Kundenweisung mit nötiger Art.-9-Bedingung und Schutzmaßnahmen. Medizinische Unterlagen, Diagnosen und sachfremde sensible Angaben sind nicht nötig und sollen nicht hochgeladen werden. Der Dienst benötigt keine strafrechtlichen Verurteilungsdaten.

3. Weisungen und Kundenpflichten

Vertrag, aktivierte Funktionen, berechtigte Konfiguration und Kundenhandlungen sind dokumentierte Weisungen. Zusätzliche Weisungen kann ein Berechtigter in Textform an [email protected] richten. Anvertraute Daten einschließlich Drittlandübermittlungen werden nur nach Weisung verarbeitet, sofern nicht Unions-/Mitgliedstaatenrecht anderes verlangt; diese Pflicht wird vorher mitgeteilt, soweit das Recht dies nicht aus wichtigen öffentlichen Interessen verbietet. Hält der Auftragsverarbeiter eine Weisung für einen Verstoß gegen anwendbares Unions-/Mitgliedstaaten-Datenschutzrecht, informiert er unverzüglich und kann sie bis zur Klärung aussetzen.

Der Verantwortliche gewährleistet rechtmäßige Verarbeitung, Beschäftigteninformation/Berechtigungen, Datenminimierung, Speicherfristen und erforderliche Mitbestimmung. Er prüft KI-/Planungsergebnisse und trifft passende Export-/Sicherungsvereinbarungen für eigene gesetzliche Unterlagen. Der Auftragsverarbeiter nutzt anvertraute Daten nicht für fremde Zwecke oder Training eigener allgemeiner KI-Modelle.

4. Vertraulichkeit, Sicherheit und Unterstützung

Berechtigte Personen werden zur Vertraulichkeit verpflichtet, Zugriffe bedarfsgerecht begrenzt und risikogerechte Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO umgesetzt. Unter Berücksichtigung von Verarbeitung und verfügbaren Informationen unterstützt der Auftragsverarbeiter Rechteanfragen und Pflichten nach Art. 32–36, einschließlich Sicherheit, Verletzungsbewertung/-meldung, Folgenabschätzungen und vorheriger Konsultation. Direkt erhaltene Betroffenenanfragen werden unverzüglich weitergeleitet und außer bei gesetzlicher Pflicht nicht eigenständig entschieden.

Der Verantwortliche wird nach Bekanntwerden einer Datenschutzverletzung unverzüglich informiert. Verfügbare Angaben umfassen Art, betroffene Kategorien/ungefähre Zahlen, Kontaktstelle, wahrscheinliche Folgen und Abhilfe; fehlende Angaben folgen ohne unangemessene Verzögerung stufenweise. Eigene Behörden-/Betroffenenmeldungen bleiben Aufgabe des Verantwortlichen; der Auftragsverarbeiter wartet mit der Kundeninformation nicht auf den Ablauf von 72 Stunden.

Diese Unterstützung umfasst auch anwendbare örtliche Sicherheits-/Verletzungsmeldepflichten, einschließlich Florida Statutes § 501.171, soweit einschlägig. Eigene gesetzliche Pflichten von ShiftPriority bleiben unberührt.

5. Unterauftragnehmer und Widerspruch

Der Verantwortliche erteilt allgemeine schriftliche Genehmigung für folgende Lieferanten, soweit sie anvertraute Daten verarbeiten. Eigene Konto-/Abrechnungs-/Marketingverarbeitung und vom Kunden beauftragte POS-Anbieter sind gesondert in der Datenschutzerklärung beschrieben.

Unterauftragnehmer erhalten in einem bindenden Vertrag im Wesentlichen gleiche Datenschutzpflichten; für deren Leistung bleibt der Auftragsverarbeiter gegenüber dem Kunden verantwortlich. Ergänzung/Ersatz wird Workspace-Inhabern per E-Mail mit Funktion/Ort und geplantem Beginn mindestens 14 Tage vor betroffener Verarbeitung angekündigt. Begründeter datenschutzrechtlicher Widerspruch ist innerhalb dieser Frist an [email protected] möglich. Die Parteien suchen angemessene Alternative/Abhilfe; bei ungeklärtem begründetem Widerspruch beginnt die betroffene Verarbeitung nicht. Ist keine zumutbare Lösung möglich, kann der Kunde den betroffenen Dienst vor Änderung beenden und erhält ungenutzte Vorauszahlungen hierfür erstattet.

6. Internationale Verarbeitung

Das Datenbankprojekt liegt in Frankfurt; damit wird kein ausschließliches EWR-Hosting von E-Mails, Edge Computing, Support oder optionaler KI/Diagnose zugesagt. Übermittlungen erfordern dokumentierte Weisung und Einhaltung von Kapitel V DSGVO, insbesondere anwendbaren Angemessenheitsbeschluss oder wirksame Garantien wie einschlägige Standardvertragsklauseln und nötige Zusatzmaßnahmen. Informationen/Kopien werden auf Anfrage bereitgestellt, mit angemessenem Schutz vertraulicher Drittangaben. Ein neuer Lieferant darf nicht allein wegen einer Namensaufnahme auf der Website beginnen.

7. Technische und organisatorische Maßnahmen

• HTTPS/TLS für Client-/Dienstverbindungen und anbieterseitige Verschlüsselung gehosteter Datenbanken/Dateispeicher im Ruhezustand.
• Mandantenzuordnung/-begrenzung und Row-Level Security für mandantenzugängliche Daten; Rollenprüfungen und ausdrücklich beschränkte privilegierte Servervorgänge.
• Passwort-/PIN-Hashing, Sitzungsanmeldung, begrenzte Gerätekopplung, Missbrauchs-/Rate-Limit-Kontrollen und serverseitige Geheimnisse außerhalb des Browser-Bundles.
• Private Foto-/Logo-Buckets, authentifizierter Zugriff, Eigentums-/Dateibyte-Prüfung und begrenzte Darstellung privater Medien.
• Zugriff nur für Berechtigte, Vertraulichkeit, Vorfallbearbeitung und Unterstützung bei Verletzungsmeldungen.
• Rückgabe-/Export- und geprüfte Löschverfahren; Backup-/Wiederherstellungsschutz nach konfigurierter Hostingvereinbarung. Tatsächlicher Sicherungsplan, Ablauf und Wiederherstellungsoptionen werden im Betriebsnachweis dokumentiert und auf Anfrage bereitgestellt; Point-in-Time-Recovery wird nicht pauschal zugesagt.

Maßnahmen dürfen ohne Senkung des vereinbarten Schutzniveaus verbessert werden. Aus der Liste entstehen keine Zusagen bestimmter Algorithmen, Zertifizierungen oder absoluter Isolation/Sicherheit.

8. Informationen und Kontrollen

Der Auftragsverarbeiter stellt alle nötigen Art.-28-Nachweise bereit und ermöglicht/unterstützt Prüfungen einschließlich Inspektionen durch Verantwortlichen oder beauftragten Prüfer. Üblicherweise werden Umfang, Vertraulichkeit, Fremdkundenschutz und Termin mit 14 Tagen Vorlauf abgestimmt; geeignete Berichte/Unterlagen werden zunächst verwendet, soweit ausreichend. Dies begründet keine absolute jährliche Prüfgrenze und verhindert keine kürzerfristigen/zusätzlichen Prüfungen aufgrund Gesetz, Behörde, wesentlichen Vorfalls oder begründeten Nichtkonformitätsverdachts.

9. Rückgabe und Löschung

Nach Wahl des Verantwortlichen werden anvertraute Daten am Dienstende zurückgegeben oder gelöscht und vorhandene Kopien gelöscht, sofern Unions-/Mitgliedstaatenrecht keine Speicherung verlangt. Rückgabe erfolgt strukturiert, gängig und maschinenlesbar einschließlich Kundendateien und angemessener Hilfe; eine vollständige Rückgabe über den unterstützten App-Export hinaus kann verlangt werden. Gegebenenfalls wird die Data-Act-Übergangs-/Abrufphase aus den AGB vor Löschung gewahrt, außer bei gewünschter früherer Löschung.

Nach geprüfter Löschweisung und gegebenenfalls Abrufphase werden aktive Workspace-Daten ohne unangemessene Verzögerung, üblicherweise binnen 30 Tagen, gelöscht. Eine Zahlungsbeendigung allein ist keine Löschweisung. Backup-Kopien bleiben bis zum konfigurierten Ablauf isoliert, werden nicht regulär verarbeitet und Löschungen nach Wiederherstellung erneut angewendet. Auf Anfrage erklärt der Auftragsverarbeiter gesetzlich behaltene Kategorien/Rechtsgrundlage und Backup-Restlaufzeit und bestätigt Abschluss. Der AVV schützt verbleibende Daten weiter.

10. Vertrag und Änderungen

Ein berechtigter Workspace-Inhaber kann eine veröffentlichte vorgeschlagene AGB-/AVV-Version auch in der App ausdrücklich vereinbaren; dies wird getrennt vom ursprünglichen Registrierungsnachweis dokumentiert. Die vorgeschlagene Version gilt frühestens ab dem angekündigten Datum oder der ausdrücklichen Vereinbarung des Inhabers, je nachdem, was später eintritt. Bestehende Weisungen und Schutzpflichten gelten bis zu einer wirksamen Änderung oder rechtmäßigen Beendigung fort.

Workspace-Erstellung dokumentiert die Annahme der datierten AGB/des AVV durch den berechtigten Kunden. Kopie/Gegenzeichnung erhalten Sie über [email protected]. Wesentliche Vertragsänderungen erfordern ausdrückliche Vereinbarung oder andere wirksame Rechtsgrundlage; Hinweis, Schweigen oder Weiternutzung allein sind keine Annahme. Geplante wesentliche Änderungen werden üblicherweise mindestens 14 Tage vorher gesondert per E-Mail angekündigt. Unterauftragnehmeränderungen folgen Abschnitt 5 und werden nicht als neue Einwilligungsfrage an jeden Mitarbeiter behandelt.