> Praktischer Leitfaden zur DSGVO für Gastronomie: Die drei Voraussetzungen für datenschutzkonforme Dienstplanapps, konkrete Prüfpunkte und ShiftPriority... > > Source: https://shiftpriority.com/de/blog/datenschutz-dienstplan-app/ · Language: de 1. [Startseite](https://shiftpriority.com/de/) 3. [Blog](https://shiftpriority.com/de/blog/) 5. 3 Voraussetzungen für datenschutzkonforme Dienstplanapps in Gastronomie Veröffentlicht 5\. September 2026 # 3 Voraussetzungen für datenschutzkonforme Dienstplanapps in Gastronomie Praktischer Leitfaden zur DSGVO für Gastronomie: Die drei Voraussetzungen für datenschutzkonforme Dienstplanapps, konkrete Prüfpunkte und ShiftPriority... ![3 Voraussetzungen für datenschutzkonforme Dienstplanapps in Gastronomie](https://shiftpriority.com/blog/de/datenschutz-dienstplan-app/cover.webp) Ja, eine Dienstplan-App lässt sich in Deutschland datenschutzkonform betreiben, allerdings nur unter drei Bedingungen. Die Verarbeitung von Mitarbeiterdaten braucht eine Rechtsgrundlage, meist die Erforderlichkeit für den Arbeitsvertrag nach Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Zusätzlich muss mit dem Anbieter ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO bestehen, und die App muss technisch auf Datenminimierung sowie EU-Hosting ausgelegt sein. Gesundheitsdaten nach Art. 9 DSGVO gehören dabei nie in den Dienstplan. --- > **Kurz gesagt:** > > - Dienstplan-Apps in Deutschland sind nur datenschutzkonform, wenn sie auf EU-Hosting, Datenminimierung und einem Auftragsverarbeitungsvertrag basieren. > - Sichtbare Namen und Schichtdaten sind im internen Pausenraum erlaubt, bei öffentlich zugänglichen Bereichen müssen Klarnamen und Details vermieden werden. > - Nur organisatorisch notwendige Daten wie Name, Schichtzeiten und Einsatzort dürfen in den Dienstplan, persönliche, gesundheitsbezogene oder lohnrelevante Informationen sind tabu. > - Bei cloudbasierten Anwendungen ist ein schriftlicher AV-Vertrag Pflicht, der Serverstandort in der EU oder Deutschland sollte garantiert sein. > - Vor der Einführung einer Dienstplan-Software sollte genau geprüft werden, ob alle Vertrag, Sicherheits- und Zugriffskriterien erfüllt sind, um Datenschutzrisiken zu minimieren. --- Shiftpriority shiftpriority.com Dienstplanung datenschutzkonform organisieren ShiftPriority vereint Dienstplanung und Teamorganisation in einer Anwendung, speziell für kleine Gastronomiebetriebe in Deutschland entwickelt. [ShiftPriority kennenlernen](https://shiftpriority.com/de/) ## Inhaltsverzeichnis - Wann darf ein Dienstplan ausgehängt oder geteilt werden? - Welche Angaben gehören in den Dienstplan? - Welche technischen und vertraglichen Pflichten gelten bei Cloud-Apps? - Wie funktionieren Privacy by Design und Zugriffskonzepte? - Was muss vor der Einführung einer Dienstplan-App geprüft werden? - So geht ShiftPriority mit Mitarbeiterdaten um - Warum Datenschutz mehr ist als Pflichtprogramm - Quellen - FAQ ## Wann darf ein Dienstplan ausgehängt oder geteilt werden? Der Unterschied zwischen internem und öffentlichem Bereich entscheidet, ob ein Aushang zulässig ist. Ein Pausenraum, den nur Beschäftigte betreten, gilt als interner Bereich. Dort dürfen Namen, Schichten und Einsatzorte sichtbar sein, weil die Verarbeitung für die Vertragsdurchführung erforderlich ist. Sobald Kunden, Lieferanten oder Gäste Einblick nehmen können, etwa am Empfang oder in der Gastraumzone, wird es problematisch. Das gilt für den [analogen Zettel am Schwarzen Brett genauso wie für die digitale Dienstplan-App](https://datenschutz-agentur.de/blog/datenschutz-bei-dienstplaenen/), sobald ein Bildschirm oder Ausdruck von außen einsehbar ist. Für die Praxis heißt das konkret: - Pausenraum, Personalküche, internes Büro: Aushang mit vollständigen Namen ist zulässig. - Empfangsbereich, Gastraum, Schaufenster: kein offener Aushang mit Klarnamen. - Digitale Anzeige auf einem Tablet an der Theke: nur mit eingeschränkter Ansicht oder Zugriffsschutz vertretbar. - Weitergabe an Dritte, etwa an eine externe Reinigungsfirma, nur mit klarer vertraglicher Grundlage. Die Erforderlichkeit für den Arbeitsvertrag bleibt dabei die rechtliche Leitplanke. Was für die Schichtplanung nicht gebraucht wird, hat im sichtbaren Bereich nichts verloren. ## Welche Angaben gehören in den Dienstplan? Datenminimierung klingt abstrakt, ist in der Praxis aber simpel: Nur das rein Organisatorische darf im Plan stehen. Vor- und Nachname, Beginn und Ende der Schicht, Einsatzort und gegebenenfalls eine berufsrelevante Qualifikation wie „Ausbilder“ oder „Schichtleitung“ sind unproblematisch. Alles, was Rückschlüsse auf Gesundheit, Religion oder Gehalt zulässt, gehört nicht hinein, auch nicht in verkürzter Form. | Zulässig im Dienstplan | Unzulässig im Dienstplan | | --- | --- | | Vor- und Nachname | Diagnose oder Krankheitsbild | | Schichtbeginn und Schichtende | Detaillierte Gesundheitsangaben | | Einsatzort oder Abteilung | Religionszugehörigkeit | | Berufsrelevante Qualifikation | Gehalt oder Stundenlohn | | Vermerk „abwesend“ oder „Urlaub“ | „Kind krank“, „Migräne“, „Magen-Darm“ | Der Vermerk „abwesend“ reicht völlig aus. Alles Weitere ist nach Art. 9 DSGVO besonders geschützt und darf in keiner Planungssoftware auftauchen, auch nicht als Notiz in einem Freitextfeld. ## Welche technischen und vertraglichen Pflichten gelten bei Cloud-Apps? Sobald eine Dienstplan-App in der Cloud läuft, wird der Betreiber zum Auftragsverarbeiter im Sinne des Datenschutzrechts. Ein schriftlicher AV-Vertrag ist dann keine Kür, sondern Pflicht. Ohne ihn bleibt der Einsatz der Software rechtlich angreifbar, selbst wenn die technische Sicherheit stimmt. Ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO regelt unter anderem, wie der Anbieter mit den Daten umgehen darf, wie lange sie gespeichert werden und wer im Falle eines Vorfalls informiert werden muss. **Profi-Tipp:** _Fordern Sie den AV-Vertrag aktiv beim Anbieter an, bevor Sie unterschreiben. Viele kleinere Software-Anbieter stellen ihn erst auf Nachfrage bereit, und ohne dieses Dokument tragen Sie als Arbeitgeber das volle Haftungsrisiko._ Wichtige Punkte bei der Auswahl: - Serverstandort in der EU oder direkt in Deutschland, um Drittstaatentransfers zu vermeiden. - Klare vertragliche Regelung zu Unterauftragsverarbeitern. - Dokumentierte Löschroutinen statt manueller Einzelfalllöschung. Bei den Aufbewahrungsfristen gilt: Arbeitszeitnachweise müssen nach den geltenden arbeitsrechtlichen und handelsrechtlichen Vorschriften aufbewahrt werden. Danach müssen die Daten gelöscht werden. Nach Ablauf dieser Fristen greift die Löschpflicht aus Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO, nicht früher, aber auch nicht später. ## Wie funktionieren Privacy by Design und Zugriffskonzepte? ![Rollenbasierte Zugriffsebenen in einer Dienstplan-App](https://shiftpriority.com/blog/de/datenschutz-dienstplan-app/1-rollenbasierte-zugriffsebenen-in-einer-dienstplan-app.webp) Privacy by Design bedeutet, dass Datensparsamkeit schon in den Grundeinstellungen der Software verankert ist, nicht erst nachträglich konfiguriert wird. Eine gute Dienstplan-App verzichtet auf unnötige Freitextfelder und stellt sich standardmäßig so ein, dass [nur die organisatorisch notwendigen Daten sichtbar sind](https://piwikpro.de/blog/privacy-by-design-und-privacy-by-default/). Das ist der Kern von Privacy by Default. Rollenbasierte Zugriffsrechte gehören dazu. In der Praxis empfiehlt sich eine klare Abstufung: 1. Planende Person sieht und bearbeitet alle Schichten des Teams. 2. Teamleitung sieht die eigene Abteilung, aber keine gehaltsrelevanten Daten. 3. Mitarbeitende sehen ausschließlich die eigenen Schichten und Tauschanfragen. 4. Lohnbuchhaltung erhält nur die für die Abrechnung relevanten Zeitdaten. Ein oft unterschätztes Risiko ist BYOD, also die private Nutzung eigener Smartphones für dienstliche Zwecke. Wo ein Betriebsrat besteht, lohnt sich eine [Betriebsvereinbarung zur App-Nutzung](https://www.datenschutz-praxis.de/verarbeitungstaetigkeiten/datenschutz-bei-mitarbeiter-apps/), und der Datenschutzbeauftragte sollte von Anfang an eingebunden sein, nicht erst nach der Einführung. ## Was muss vor der Einführung einer Dienstplan-App geprüft werden? Bevor eine neue Software live geht, lohnt sich eine strukturierte Prüfung durch Arbeitgeber, Datenschutzbeauftragten und, sofern vorhanden, den Betriebsrat. Die folgenden Punkte gehören auf jede Checkliste: - Liegt ein unterschriebener AV-Vertrag vor? - Wo genau steht der Server, und ist der Standort vertraglich fixiert? - Gibt es automatisierte Löschroutinen oder muss manuell gelöscht werden? - Sind Export- und Reporting-Funktionen auf berechtigte Rollen beschränkt? - Verschlüsselt der Anbieter Daten bei Übertragung und Speicherung? | Prüfpunkt | Warum er wichtig ist | | --- | --- | | AV-Vertrag vorhanden | Gesetzliche Pflicht bei jeder Auftragsverarbeitung | | Serverstandort EU/Deutschland | Vermeidet Risiken durch Drittstaatentransfer | | Automatische Löschroutinen | erfüllt Speicherbegrenzung nach Art. 5 DSGVO | | Rollenbasierte Zugriffsrechte | Verhindert unnötigen Zugriff auf sensible Daten | Ein Punkt wird dabei regelmäßig übersehen: der Kommunikationskanal. [Dienstpläne über WhatsApp zu verteilen](https://shiftpriority.com/de/blog/dienstplan-whatsapp-sinnvoll/) bringt Risiken mit sich, die viele Betriebe unterschätzen, etwa wenn ausgeschiedene Mitarbeitende weiterhin in Gruppen verbleiben oder Metadaten über Server außerhalb der EU laufen. Ein [dediziertes Mitarbeiterportal](https://www.e-recht24.de/arbeitsrecht/10071-whatsapp-mitarbeiterkommunikation.html) löst dieses Problem strukturell, weil Zugriffsrechte dort zentral verwaltet und sofort entzogen werden können. ## So geht ShiftPriority mit Mitarbeiterdaten um ShiftPriority wird in Frankfurt gehostet und ist auf die DSGVO ausgelegt: Jeder Betrieb ist auf Datenbankebene von anderen getrennt, Zugriffsrechte folgen der Rolle, und ein [Auftragsverarbeitungsvertrag](https://shiftpriority.com/de/avv) steht bereit. Schichten, Anfragen und Ankündigungen laufen über die App statt über private Messenger-Gruppen, und Mitarbeitende sehen nur ihre eigenen Schichten und Trinkgelder. Korrekturen an erfassten Arbeitszeiten werden mit Begründung protokolliert. Einen Überblick über die Funktionen finden Sie auf der Seite zur [Dienstplan-Software für die Gastronomie](https://shiftpriority.com/de/dienstplan-software-gastronomie/). ## Warum Datenschutz mehr ist als Pflichtprogramm Ein sauber geführter Dienstplan schafft Vertrauen, und zwar in beide Richtungen. Mitarbeitende merken schnell, ob ihre Daten sorgfältig behandelt werden, und Gäste in der Gastronomie bekommen das indirekt zu spüren, wenn ein Team gut organisiert wirkt. Datenschutz ist dabei kein einmaliges Projekt, sondern ein laufender Prozess. Neue Funktionen, neue Schnittstellen, neue Mitarbeitende, jede Veränderung verdient einen kurzen Blick auf die Frage: Passt das noch zur ursprünglichen Rechtsgrundlage? ## Quellen - [Datenschutz bei Dienstplänen](https://datenschutz-agentur.de/blog/datenschutz-bei-dienstplaenen/) - [Datenschutz bei Mitarbeiter‑Apps (Praxisbericht)](https://www.datenschutz-praxis.de/verarbeitungstaetigkeiten/datenschutz-bei-mitarbeiter-apps/) - [WhatsApp und Mitarbeiterkommunikation](https://www.e-recht24.de/arbeitsrecht/10071-whatsapp-mitarbeiterkommunikation.html) ## FAQ ### Ist es erlaubt, Dienstpläne per WhatsApp zu verschicken? Rechtlich riskant: WhatsApp verarbeitet Metadaten außerhalb kontrollierbarer Strukturen, und ehemalige Mitarbeitende bleiben oft unbemerkt in Gruppen. Ein dediziertes Mitarbeiterportal ist die sicherere Alternative. ### Wer darf den Dienstplan einsehen? Nur Personen, für die die Einsicht zur Vertragsdurchführung erforderlich ist, also Planende, Teamleitung und die betroffenen Mitarbeitenden selbst. Kunden oder externe Dritte dürfen keinen Einblick erhalten. ### Ist es erlaubt, Dienstpläne zu fotografieren? Grundsätzlich nicht ohne Zustimmung der Betroffenen, da damit personenbezogene Daten unkontrolliert weitergegeben werden können. Besonders kritisch wird es, wenn der Plan zusätzliche Vermerke wie Abwesenheitsgründe enthält. ### Wann ist eine App DSGVO-konform? Eine Dienstplan-App gilt als datenschutzkonform, wenn eine Rechtsgrundlage nach Art. 6 DSGVO vorliegt, ein AV-Vertrag nach Art. 28 DSGVO besteht und technische Maßnahmen wie Datenminimierung, EU-Hosting und rollenbasierte Zugriffsrechte umgesetzt sind. ### Wie lange dürfen Dienstplandaten gespeichert werden? Arbeitszeitnachweise müssen nach § 16 ArbZG mindestens zwei Jahre aufbewahrt werden, lohnrelevante Unterlagen nach § 257 HGB bis zu sechs Jahre. Danach greift die Löschpflicht aus der DSGVO. ## Empfehlungen - [Dienstplan per WhatsApp: sinnvoll oder ein Datenschutzrisiko?](https://shiftpriority.com/de/blog/dienstplan-whatsapp-sinnvoll/) - [Mitarbeiterdaten in der Gastronomie: Fristen & Löschkonzept](https://shiftpriority.com/de/blog/datenaufbewahrung-mitarbeiter-gastronomie/) - [Küchenschichtplanung: Effizient und rechtskonform für Restaurants](https://shiftpriority.com/de/blog/kuche-schichtplanung/) - [Dokumentationspflicht Arbeitszeit: Was Restaurantbesitzer wissen müssen](https://shiftpriority.com/de/blog/dokumentationspflicht-arbeitszeit/) [Zurück zum Blog](https://shiftpriority.com/de/blog/) [![Als bevorzugte Quelle auf Google hinzufügen](https://shiftpriority.com/logos/google-preferred-source-de.png)](https://www.google.com/preferences/source?q=shiftpriority.com) ## Gastronomiearbeit verlässlich planen. Erstellen Sie Dienstpläne, verknüpfen Sie Umsätze und halten Sie Ihr Team mit ShiftPriority auf dem gleichen Stand. 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